人名索引是檔案館（室）為利用者查找檔案的一種常用檢索工具，具有編制簡單、查找方便的特點(diǎn)。

　　2015年，合肥市檔案館為了加強(qiáng)館藏檔案的管理，在借鑒傳統(tǒng)人名索引編制方法的基礎(chǔ)上，建立了合肥市檔案館人名索引數(shù)據(jù)庫，制定了《人名索引數(shù)據(jù)庫編制方案》，正式開展檔案人名索引編制和錄入工作。人名索引數(shù)據(jù)庫的編制與錄入分為傳統(tǒng)方式和簡化方式。以卷為單位檔案錄入結(jié)構(gòu)為序號、索引號、全宗名稱、全宗號、目錄號、案卷號、文件順序號、人名、人名序號、保管期限、保管期限代碼、文件編號、題名、責(zé)任者、年度、成文時間、頁號、控制標(biāo)識、密級等；以件為單位檔案錄入結(jié)構(gòu)為序號、索引號、全宗名稱、全宗號、人名、人名序號、保管期限、保管期限代碼、機(jī)構(gòu)（問題）、機(jī)構(gòu)問題代碼、文件編號、題名、責(zé)任者、年度、成文時間、頁號、控制標(biāo)識、密級等。

　　在編制人名索引數(shù)據(jù)庫的過程中，遇到的最大困難就是手寫體的識別問題。市檔案館工作人員克服識別困難，發(fā)揚(yáng)不怕苦不怕累的工作精神，耐心、細(xì)致地做好編制工作，以開展自查、互查、抽查等工作方式，提高人名索引數(shù)據(jù)庫的編制質(zhì)量。截止到今年6月，共完成12個全宗214218條人名索引的編制與錄入工作。這項(xiàng)工作的開展有效提升了檔案利用服務(wù)速度，得到了廣大利用者的好評，取得了良好的社會效益。