“協(xié)作”這個(gè)詞對(duì)于設(shè)計(jì)師可能是個(gè)最熟悉不過的詞了。工程設(shè)計(jì)是個(gè)知識(shí)密集型產(chǎn)業(yè)，在這個(gè)行業(yè)里，協(xié)作一直是高效生產(chǎn)的實(shí)現(xiàn)手段，不過在網(wǎng)絡(luò)飛速發(fā)展的時(shí)代，如何提高協(xié)作效率卻是很多設(shè)計(jì)院所和工作室的難題。不過，隨著企業(yè)網(wǎng)盤升級(jí)版開普云的上線，提高協(xié)作效率變得水到渠成了。
北京筑維藝景建筑設(shè)計(jì)咨詢有限公司，是一家業(yè)新興的設(shè)計(jì)公司，在設(shè)計(jì)行業(yè)剛剛嶄露頭角。過去，為了解決協(xié)作和文件遠(yuǎn)程調(diào)用，筑維藝景采用FTP服務(wù)器，但是FTP服務(wù)器只能單線程處理上下載，效率比較低；使用獨(dú)立IP和帶寬，費(fèi)用不低；發(fā)布在外網(wǎng)，安全性難保；公用一個(gè)賬號(hào)，保密性差。公司曾嘗試引入企業(yè)網(wǎng)盤服務(wù)，解決協(xié)作和共享難題，但由于功能難以滿足需求，一直沒有找到合適的產(chǎn)品。開普云正式發(fā)布前，筑維藝景就開始關(guān)注這個(gè)產(chǎn)品，發(fā)現(xiàn)開普云可以與工程設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)很好的結(jié)合，一上線便開始了合作。
工程設(shè)計(jì)往往是多科目的協(xié)作任務(wù)，過去，由于設(shè)計(jì)稿頻繁修改，版本管理混亂，無法記錄修改痕跡，項(xiàng)目出現(xiàn)問題找不到責(zé)任人，互相推諉。啟用開普云后，項(xiàng)目管理者可選擇協(xié)同目錄或文件，發(fā)起作業(yè)協(xié)同邀請(qǐng)。協(xié)作發(fā)起者可根據(jù)需要，對(duì)協(xié)作組中成員賦予不同級(jí)別的操作權(quán)限，如：一部分人只有瀏覽、評(píng)論的權(quán)利，而另一部分人可以對(duì)文檔進(jìn)行編輯，或上傳文檔新版本。系統(tǒng)可不限數(shù)量的保存歷史版本，可記錄并展現(xiàn)與自己相關(guān)的每一次操作行為，并可根據(jù)需要打開任一歷史版本。修改過程客觀的“記錄在案”，協(xié)作者間權(quán)責(zé)分明，出現(xiàn)問題有據(jù)可查。
重大項(xiàng)目推進(jìn)過程中所產(chǎn)生的大量文檔，可按類別實(shí)時(shí)保存至開普云，方便相關(guān)人員實(shí)時(shí)查閱，更減輕了后續(xù)整理與歸檔的負(fù)擔(dān)。輕按鼠標(biāo)即可完成云端大文件的快速一對(duì)多分享，避免了FTP存在的問題，也解決了用郵件或QQ傳遞文件的問題。借助同步工具，數(shù)據(jù)可以快速同步至云端，用戶也可根據(jù)需要，將云端數(shù)據(jù)同步至手機(jī)、PC、PAD等其他終端設(shè)備，即便人在旅途，也可輕松登陸開普云，查閱“資料庫”。
施工中，會(huì)產(chǎn)生大量文檔及現(xiàn)場(chǎng)照片，現(xiàn)場(chǎng)照片需要他人采集后帶回處理，往往不能及時(shí)提供整改意見。同時(shí)，重要資料分散在各個(gè)電腦中、甚至郵件中，電腦空間有限，且分散存儲(chǔ)查找困難，未來歸檔工作量大。如遇到員工離職或電腦損壞，更容易導(dǎo)致重要文件丟失。借助開普云，可指派助手協(xié)助勘查現(xiàn)場(chǎng)，并通過開普云的在線文檔編輯器，創(chuàng)建并記錄現(xiàn)場(chǎng)數(shù)據(jù)及信息，形成勘查紀(jì)要，連同現(xiàn)場(chǎng)照片等，通過移動(dòng)端軟件實(shí)時(shí)傳輸至協(xié)作組目錄。當(dāng)協(xié)作目錄中的內(nèi)容發(fā)生變化后（有人上傳文檔、對(duì)文檔評(píng)論、下載照片等），開普云自動(dòng)更新通知。現(xiàn)場(chǎng)情況可實(shí)時(shí)了解，以便快速做出判斷，提出整改意見，避免因方案調(diào)整耽誤工期。
輔助施工過程中，需要與用戶(工程業(yè)主方)、施工單位、監(jiān)理單位、材料供應(yīng)商等、施工單位多方協(xié)作，相關(guān)文檔及修改意見通過郵件轉(zhuǎn)來轉(zhuǎn)去，頭緒多，連續(xù)性差，效率低下。利用開普云，項(xiàng)目管理者可按項(xiàng)目、按科目建立不同的協(xié)作目錄，并發(fā)起協(xié)作邀請(qǐng)。協(xié)作組中的成員可能來自公司內(nèi)部的不同部門，也可能是公司以外的合作伙伴，如供應(yīng)商、監(jiān)理公司等，這種跨越組織的無邊界協(xié)作，讓工程推進(jìn)更加高效流暢。
開普云的數(shù)據(jù)隔離功能可以有效地將內(nèi)部數(shù)據(jù)保護(hù)起來，外部協(xié)作者即便登陸開普云，也只能看到與之協(xié)作的目錄中的文檔。對(duì)于邀請(qǐng)的協(xié)作者，例如工程推進(jìn)階段，邀請(qǐng)弱電供應(yīng)商共同設(shè)計(jì)弱電方案，可將設(shè)計(jì)要求連同整體設(shè)計(jì)方案等分享給對(duì)方，只授予其查閱的權(quán)限，并可將查閱的日期設(shè)定為工程竣工日后自動(dòng)失效。另一方面，數(shù)據(jù)隔離功能還可以使設(shè)計(jì)單位同時(shí)管理多個(gè)不同工程項(xiàng)目。
根據(jù)國家規(guī)定，設(shè)計(jì)圖形文件、往來電子文件、設(shè)計(jì)變更通知等項(xiàng)目文檔，需要按要求進(jìn)行不同年限的存檔，以備后續(xù)查閱，尤其項(xiàng)目出現(xiàn)問題時(shí)，這些資料更是追查問題根源的線索和依據(jù)。開普云存儲(chǔ)空間無上限，再多的文件都可安全存儲(chǔ)。云端三重備份，不用擔(dān)心數(shù)據(jù)損壞、丟失，有如在云端建了一所檔案館。
在使用開普云后，筑維藝景的總經(jīng)理齊凱說：“開普云確實(shí)提高了我們的協(xié)作效率，也讓很多檔案工作有跡可循。在筑維藝景，我們確實(shí)就像開普云的產(chǎn)品口號(hào)那樣，享受團(tuán)隊(duì)創(chuàng)造力?！?/p>
