近日，全球著名的企業(yè)內(nèi)容管理（ECM）解決方案提供商美國Interwoven公司宣布臺(tái)灣國泰世華銀行已經(jīng)采用Interwoven WorkSite MP協(xié)同式文件管理解決方案，用于執(zhí)行更有效率的IT項(xiàng)目管理，及內(nèi)容資產(chǎn)與經(jīng)驗(yàn)的傳承。
一直以來，國泰世華銀行信息總管理處因無統(tǒng)一的系統(tǒng)文件集中管理平臺(tái)，使IT工作交接程序較為繁瑣。公司內(nèi)部有許多大大小小的IT項(xiàng)目同時(shí)進(jìn)行，如何管理復(fù)雜項(xiàng)目執(zhí)行過程中所產(chǎn)生的文件和Email、有效統(tǒng)籌所有項(xiàng)目的進(jìn)度，以及保存有價(jià)值之項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，向來是IT部門亟欲解決的一大挑戰(zhàn)。
正因?yàn)樯羁陶J(rèn)識(shí)到此IT運(yùn)營的瓶頸，國泰世華銀行迫切需要建立一個(gè)能夠提高項(xiàng)目過程能見度、保存開發(fā)過程中的完整紀(jì)錄的平臺(tái)，同時(shí)也為項(xiàng)目成員提供理想的虛擬工作空間、同步化所有數(shù)據(jù)，因此決定導(dǎo)入Interwoven WorkSite MP協(xié)同式文件管理解決方案。
國泰世華銀行需要的是一套能夠同時(shí)管理「過程」與「文件」的系統(tǒng)，而Interwoven WorkSite MP以完整的文件管理功能為基礎(chǔ)，提供了單一的數(shù)據(jù)擷取入口；并同時(shí)整合了協(xié)同合作的機(jī)制，為團(tuán)隊(duì)合作創(chuàng)建了容易使用的平臺(tái)環(huán)境，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人能設(shè)定團(tuán)隊(duì)成員，并賦予權(quán)限，再結(jié)合共享行事歷、議題追蹤、討論記錄及文件數(shù)據(jù)夾等核心組件，奠定項(xiàng)目協(xié)作的最佳基礎(chǔ)，加上工作流程管理、商業(yè)流程自動(dòng)化的能力，因此是最適合國泰世華銀行信息總管理處的項(xiàng)目管理工具。
這個(gè)導(dǎo)入計(jì)劃，讓國泰世華銀行信息總管理處落實(shí)了「文件管理」、「協(xié)同合作」的規(guī)劃初衷，也奠定了效率化「工作流程」以及扎根「知識(shí)管理」的基礎(chǔ)。Interwoven WorkSite MP能夠以安全及符合成本效益的方式，讓員工們共享及發(fā)布重要的文檔內(nèi)容。也可讓相關(guān)人員針對(duì)同一份文件去進(jìn)行互動(dòng)的協(xié)同作業(yè)，更讓使用者可以去建立項(xiàng)目、并管理細(xì)節(jié)內(nèi)容，因此即便是分散各地的團(tuán)隊(duì)，都可以透過項(xiàng)目平臺(tái)來進(jìn)行協(xié)同工作。
在導(dǎo)入Interwoven WorkSite MP后，國泰世華銀行大幅度的節(jié)省了企業(yè)運(yùn)營成本。首先是儲(chǔ)存成本的降低，因?yàn)閺拇酥笪募辉偕⒉妓奶?，?jié)省了儲(chǔ)存空間。其次，提升了管理效率。所有正確的內(nèi)容都被統(tǒng)一儲(chǔ)存在整合的平臺(tái)上，避免了項(xiàng)目進(jìn)行階段常因?yàn)槲募姹静灰欢a(chǎn)生溝通及管理上的困擾。同時(shí)，WorkSite MP對(duì)于項(xiàng)目歷程的完整保存也獲得一致的好評(píng)。只要落實(shí)對(duì)使用者的規(guī)范，項(xiàng)目的追蹤事項(xiàng)、FAQ的匯集等，都能夠詳實(shí)地被記錄在系統(tǒng)內(nèi)，協(xié)助高層增加對(duì)項(xiàng)目的掌握度，更讓公司能夠從項(xiàng)目中累積寶貴的經(jīng)驗(yàn)與知識(shí)。
在Interwoven WorkSite MP提供的諸多功能中，信息總管理處特別推薦「虛擬辦公室」的概念。MailBox收件箱的設(shè)計(jì)，讓項(xiàng)目經(jīng)理能夠很方便地把項(xiàng)目過程中討論往返信件存留下來，而討論區(qū)、新聞發(fā)布等協(xié)作功能，也對(duì)形成團(tuán)隊(duì)認(rèn)同和凝聚團(tuán)隊(duì)士氣很有幫助。另外，利用Interwoven WorkSite MP能夠預(yù)先建立各種項(xiàng)目模版，更能夠幫助項(xiàng)目經(jīng)理快速進(jìn)入狀況，達(dá)到加速項(xiàng)目進(jìn)度的效果。
Interwoven WorkSite MP在國泰世華銀行信息總管理處內(nèi)部全面導(dǎo)入，目前咽撬有IT人員向負(fù)責(zé)人進(jìn)行工作報(bào)告及制作項(xiàng)目報(bào)告的必備工具?，F(xiàn)在這套系統(tǒng)的使用人數(shù)約有二百多人，而同時(shí)能夠管理的項(xiàng)目數(shù)量通常在五十至六十個(gè)左右，最多時(shí)候更接近百個(gè)項(xiàng)目。
未來，國泰世華銀行信息總管理處將繼續(xù)深化Interwoven WorkSite MP協(xié)同式文件管理解決方案的功能，更希望讓它與員工的工作更緊密地結(jié)合在一起，成為驅(qū)動(dòng)信息總管理處效率與績效的最佳推手！
