電子政務(wù)建設(shè)實(shí)質(zhì)上是與行政管理體制改革相互促進(jìn)、不斷完善、循序漸進(jìn)的一個(gè)發(fā)展過(guò)程，也是不斷提高為民服務(wù)能力和水平的重要舉措。在推進(jìn)信息化工作、應(yīng)用OA系統(tǒng)的過(guò)程中，廈門(mén)市政府辦公廳逐漸發(fā)現(xiàn)一些深層次的問(wèn)題，也發(fā)現(xiàn)在觀念、思路、工作方式上有不少不適應(yīng)各方面要求、需要努力改善的地方。除了研究原OA系統(tǒng)存在的問(wèn)題，找出原因，也從老工作思維中跳出來(lái)，解決新形勢(shì)下出現(xiàn)的新問(wèn)題，發(fā)掘新需求，規(guī)劃出計(jì)劃中的新OA系統(tǒng)建設(shè)重點(diǎn)。廈門(mén)市政府辦公廳果斷放棄舊的OA系統(tǒng)，上線新的OA系統(tǒng)。
舊結(jié)構(gòu)不合新需要
廈門(mén)市政府在辦公自動(dòng)化不斷應(yīng)用和推廣過(guò)程中，就碰到了不少的問(wèn)題，如“工作方式慣性”、“信息鴻溝”、“知識(shí)分布不均勻”、“應(yīng)用水平低”、“技術(shù)跟不上”等，因此幾年前的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)已經(jīng)遠(yuǎn)不能滿足廈門(mén)市政府現(xiàn)代化辦公需求，逐漸暴露出一些問(wèn)題。這些局限和原購(gòu)于北京開(kāi)思的OA系統(tǒng)有很大關(guān)系。當(dāng)時(shí)開(kāi)思OA軟件采用的是Client／Server(客戶機(jī)／服務(wù)器)結(jié)構(gòu)。此結(jié)構(gòu)把數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容放在遠(yuǎn)程的服務(wù)器上，而在客戶機(jī)上必須安裝相應(yīng)軟件。這種結(jié)構(gòu)的程序是針對(duì)性開(kāi)發(fā)，變更不夠靈活，維護(hù)和管理的難度較大。通常只局限于小型局域網(wǎng)，不利于擴(kuò)展。
2002年后開(kāi)思軟件由于自身經(jīng)營(yíng)問(wèn)題，企業(yè)經(jīng)營(yíng)體制發(fā)生重大改變，使它在全國(guó)市場(chǎng)的售后服務(wù)難于到位，技術(shù)無(wú)法及時(shí)更新改進(jìn)。這也促使廈門(mén)市政府辦公廳起了更換系統(tǒng)的念頭。
同時(shí)，基于Web系統(tǒng)、采用最新的B/S結(jié)構(gòu)的第三代協(xié)同OA開(kāi)始興起，比原有C/S模式的OA，界面更加美觀，操作更加簡(jiǎn)便，數(shù)據(jù)交互性能有較大的提升，可維護(hù)性強(qiáng)，可靠性、穩(wěn)定性高。2006年1月，廈門(mén)市政府辦公廳果斷停止使用了原購(gòu)于北京開(kāi)思的OA系統(tǒng)。而采用B/S架構(gòu)的開(kāi)發(fā)商合強(qiáng)，得到了廈門(mén)市政府辦公廳的認(rèn)同。
落實(shí)責(zé)任提高效率
建立一個(gè)靈活的工作流轉(zhuǎn)系統(tǒng)，在業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)的過(guò)程中，提供了更加完備的監(jiān)督和控制功能，在文件的流轉(zhuǎn)過(guò)程中，管理者可以隨時(shí)了解文件的當(dāng)前狀態(tài)，并及時(shí)反饋給當(dāng)前處理人，甚至更改各種不正常的狀態(tài)，使各個(gè)部門(mén)、人員之間真正達(dá)到協(xié)同辦公的目的以及對(duì)過(guò)程的控制和監(jiān)督；并且有實(shí)時(shí)的功能，為用戶提供完備的權(quán)利授予與收回功能，用戶可以在自己無(wú)法參與辦公的時(shí)候，將自己的權(quán)利授予他人暫時(shí)執(zhí)行，并可以隨時(shí)收回自己的權(quán)利，將各種人為的隱患降到最低。
為避免以前一些辦事推諉的弊端，辦文中增加了“辦文責(zé)任人”及“辦文督察”等功能，有效提高了辦事效率。本市來(lái)文，由文電處發(fā)主辦處室，由主辦處室處長(zhǎng)確定辦文責(zé)任人；上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文由文電處送廳領(lǐng)導(dǎo)批辦，市領(lǐng)導(dǎo)提出辦理意見(jiàn)，并指定主辦處室，再由主辦處處長(zhǎng)確定辦文責(zé)任人。辦文管理中設(shè)置“辦文督查”，設(shè)置具體權(quán)限進(jìn)行辦件查詢統(tǒng)計(jì)、辦件追蹤及辦件催辦；可根據(jù)需要查詢統(tǒng)計(jì)所有或某處室的辦件、已辦結(jié)件或未辦結(jié)件；根據(jù)不同權(quán)限可對(duì)不同范圍進(jìn)行辦件追蹤及辦件催辦，辦件催辦將通過(guò)在線短信即時(shí)提醒被催辦人。
廈門(mén)市政府辦公廳信息處副處長(zhǎng)蔣群星說(shuō)：“最重要的是突破組織邊界、地域邊界，形成了閉環(huán)管理，解決了出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)責(zé)任不明晰，推諉扯皮以至于不了了之的情況，科室、部門(mén)之間透明度提高，大大提高了市政府的辦公效率,也凸現(xiàn)了勤政為民的陽(yáng)光形象?！?/p>
