2006年3月，山東省青島市正式將Apabi手寫批示功能納入其政府OA系統(tǒng)，從而使青島成為我國率先將“手寫批示”全面應(yīng)用到電子公文管理的政府之一。

　　在近期召開的第三屆中國電子政務(wù)論壇上，青島市展臺(tái)對(duì)外展示了這一應(yīng)用，引起與會(huì)者的濃厚興趣和廣泛關(guān)注。

　　電子公文全流程信息化的最后一環(huán)

　　電子公文技術(shù)是政府傳統(tǒng)的公文處理流程與現(xiàn)代信息技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物，是依靠信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)公文進(jìn)行高效有序的電子化處理、無紙化傳輸?shù)目偡Q。電子公文是我國政務(wù)信息化建設(shè)的一個(gè)傳統(tǒng)重要領(lǐng)域，應(yīng)用非常廣泛。

　　與其他政務(wù)信息化項(xiàng)目一樣，應(yīng)用電子公文的關(guān)鍵在于能否在充分引入信息化便利的同時(shí)，又能最大限度的保留政府的原有流程習(xí)慣。這是因?yàn)檎畔⒒c企業(yè)信息化的一個(gè)不同之處在于，政府的體制、流程有著嚴(yán)格的制度約束，調(diào)整難度遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于企業(yè)。

　　經(jīng)過多年探索，我國現(xiàn)有的電子公文產(chǎn)品已成功地按照政府行文流程，實(shí)現(xiàn)了“制文、發(fā)文、蓋章、發(fā)送、收文、歸檔”等環(huán)節(jié)的電子化，使辦文效率得到大幅度提高。然而，在公文處理關(guān)鍵一環(huán)的“領(lǐng)導(dǎo)簽批”卻一直未獲實(shí)質(zhì)性突破。其原因很簡單——公文電子化以后簽批流程與以前差別迥異：

　　多年來，我國政府系統(tǒng)的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)早已習(xí)慣了在公文上直接圈閱批注，既方便又直觀，而且這樣做公文的數(shù)量容易控制，正副本一目了然，感覺更加安全。如果將人工披閱改成電子文字，則在批示的身份識(shí)別、批示內(nèi)容的不可更改性、批示原件的認(rèn)定、保密性等方面均面臨問題需待解決。更何況長期以來形成的批閱習(xí)慣非一朝一夕所能改之。

　　因此，在現(xiàn)實(shí)中，雖然很多地方采用了電子公文系統(tǒng)，但基本上只是“收文、發(fā)文”等環(huán)節(jié)的電子化。待領(lǐng)導(dǎo)簽批的時(shí)候，還是得由專人將文檔打印出來送領(lǐng)導(dǎo)審閱，等領(lǐng)導(dǎo)批完，再將簽批結(jié)果轉(zhuǎn)成電子形式派發(fā)。處于同一工作流上的“簽批”過程因其手工化影響了其他環(huán)節(jié)電子化所產(chǎn)生的效率，從而影響到電子公文系統(tǒng)整體的價(jià)值實(shí)現(xiàn)。

　　解決這一問題最直觀辦法就是像傳統(tǒng)的公文簽批一樣，用筆直接在電腦屏幕上實(shí)現(xiàn)文件簽批。2006年3月起青島市應(yīng)用的手寫批示系統(tǒng)，正是實(shí)現(xiàn)了上述功能。

　　據(jù)悉，青島市采用的Apabi領(lǐng)導(dǎo)手寫批示系統(tǒng)可以讓領(lǐng)導(dǎo)直接在手寫板、平板電腦上進(jìn)行披閱，類似紙質(zhì)文件的批示習(xí)慣。這就不需要將文件打印成紙質(zhì)后送領(lǐng)導(dǎo)簽批，也免去了批示后內(nèi)容的二次錄入，節(jié)約了政府辦文效率。為防止手寫批示數(shù)據(jù)被偽造，該系統(tǒng)還可以對(duì)手寫批示的數(shù)據(jù)利用批示者的證書進(jìn)行簽名，確保了批示筆跡不可篡改、批示人身份可識(shí)別、批示文件來源驗(yàn)證等安全問題。該系統(tǒng)有多種筆跡顏色和粗細(xì)功能可供選擇，支持多人對(duì)同一分文件的批示，同時(shí)還能根據(jù)需要隨時(shí)打印，打印出來的效果與在屏幕上顯示出來的效果相同。

　　簽批環(huán)節(jié)曾是我國電子公文技術(shù)推廣的一大難題，而手寫批示功能在青島的引入“實(shí)戰(zhàn)”，標(biāo)志著我國政府系統(tǒng)的公文辦理真正實(shí)現(xiàn)了全流程電子化。

　　意義及影響

　　公文電子簽批的實(shí)現(xiàn)，最明顯作用當(dāng)然是加速了政府辦文的整體效率。手寫批示系統(tǒng)將現(xiàn)有電子公文流程中幾乎是惟一的手工環(huán)節(jié)用信息化手段取而代之，從而實(shí)現(xiàn)了政府辦文全過程的信息化。這與以前的“半信息化”相比，其效率無疑會(huì)大大提高。

　　同時(shí)，手寫批示的引入，還有著一層更深遠(yuǎn)的意義——它在潛行默化中，使政府部門的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)逐漸成為政務(wù)信息化的積極一員。電子政務(wù)建設(shè)是“一把手”工程，各級(jí)領(lǐng)對(duì)電子政務(wù)推進(jìn)所發(fā)揮的作用勿庸置疑。很多地方、部門，正是因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息化的重要性認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致信息化發(fā)展滯后。一些領(lǐng)導(dǎo)受年齡、習(xí)慣等因素的困擾，對(duì)信息化有一種先天性的“畏難”情緒，由“畏難”到“厭倦”，從而對(duì)信息化采取一種回避、消極的策略。手寫批示的應(yīng)用，將原本最難以上手的“打字”環(huán)節(jié)用一種傳統(tǒng)而又新奇的方法代替，無論基礎(chǔ)如何，都能輕易享受起信息化所帶來的便利。這種“易上手、易操作”的特性，有助于激發(fā)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息化的興趣，形成電子政務(wù)的良好氛圍。

　　當(dāng)然，公文電子簽批的出現(xiàn)并不意味著電子公文從此一片坦途，以下兩個(gè)因素將在一定程度上影響它的推廣：

　　第一是硬件因素。手寫批示系統(tǒng)需要一定的硬件設(shè)置支持，如手寫板、平板電腦等。這意味著需要對(duì)現(xiàn)有的電子公文系統(tǒng)進(jìn)行一定的改造，同時(shí)也會(huì)加大政府信息化的預(yù)算。

　　第二是心理因素。雖然手寫批示同傳統(tǒng)的公文批示相比，幾乎是同樣的操作流程，何況它還具備傳統(tǒng)流程不具備的實(shí)時(shí)性、便利性等許多因素，但不同的介質(zhì)勢(shì)必會(huì)對(duì)人的心理、習(xí)慣上產(chǎn)生微妙影響。與硬件設(shè)備的更新相比，心理或者習(xí)慣上的“適應(yīng)”也許會(huì)更加漫長。

　　究竟該如何看待現(xiàn)階段手寫批示系統(tǒng)在我國政府中的應(yīng)用？對(duì)這個(gè)問題最有發(fā)言權(quán)的莫過于它的業(yè)主單位——青島市政府。據(jù)青島市委市政府計(jì)算機(jī)中心劉惠軍主任介紹，青島市的電子政務(wù)建設(shè)，一直貫徹著“技術(shù)系統(tǒng)適度超前”的原則——從十年前青島市開發(fā)具有“一體化”思想的應(yīng)用軟件，到目前引入電子公文的手寫批示系統(tǒng)，無不基于對(duì)今后電子政務(wù)需求的預(yù)測判斷。“作為電子政務(wù)建設(shè)的管理機(jī)構(gòu)，我們要作超前的需求預(yù)測，必須超前預(yù)測各個(gè)部門會(huì)有什么楊的需求，超前建設(shè)。這樣的話，等實(shí)際中的需求一旦產(chǎn)生，馬上就能付諸服務(wù)，馬上能產(chǎn)生效益。否則如果等需求產(chǎn)生再規(guī)劃、建設(shè)就晚了。”

　?。ㄗ髡撸簠顷?nbsp;北京大學(xué)政府管理學(xué)院博士生）