雖然金融危機(jī)才剛剛影響實(shí)體企業(yè)。有不少經(jīng)濟(jì)專(zhuān)家說(shuō)，明年才是各大企業(yè)的寒冬?？墒?，已經(jīng)有不少CIO閑不住了，開(kāi)始在為自己的未來(lái)做打算。
確實(shí)，由于企業(yè)普遍不怎么景氣，所以，都消減了在信息化項(xiàng)目上的投資。像筆者企業(yè)，以往在信息化項(xiàng)目的投資每年都接近100萬(wàn)。可是，財(cái)務(wù)部門(mén)現(xiàn)在給我的09年的預(yù)算大概只有15萬(wàn)。看來(lái)下一年比較難過(guò)了，要知道，這么一點(diǎn)經(jīng)費(fèi)，只能夠拿來(lái)買(mǎi)買(mǎi)耗材。若要上其他的信息化項(xiàng)目，看來(lái)是無(wú)望了。
那么，在下一年，筆者就只能夠“游手好閑”了嗎?我想，現(xiàn)在很多CIO都遇到了類(lèi)似的困境。由于企業(yè)在未來(lái)的一年來(lái)暫時(shí)停止了在信息化項(xiàng)目上的投入，讓很多CIO一下子清閑了下來(lái)。在這個(gè)過(guò)渡時(shí)間里，我們CIO就白拿企業(yè)的工資嗎?
筆者認(rèn)為，這是一個(gè)真正考驗(yàn)我們CIO的時(shí)刻。我們CIO要學(xué)會(huì)開(kāi)源節(jié)流，幫助企業(yè)一把手渡過(guò)難關(guān)。筆者在上月已經(jīng)作了一個(gè)開(kāi)源節(jié)流的計(jì)劃書(shū)，經(jīng)過(guò)企業(yè)管理層同意后，正在逐步的實(shí)施過(guò)程中。無(wú)論其實(shí)施的效果好壞，在這關(guān)鍵時(shí)刻，能夠跟一把手站在一起，必定可以提高我們?cè)谝话咽中哪恐械牡匚?。等到以后?jīng)濟(jì)復(fù)蘇后，我們的工作就比較容易獲得一把手的支持。
具體的來(lái)說(shuō)，筆者采取了如下的一些開(kāi)源節(jié)流的措施。
措施一：嚴(yán)格控制耗材的使用。
平時(shí)，跟IT相關(guān)的耗材費(fèi)用占了整個(gè)IT預(yù)算的一大部分。像筆者的企業(yè)，以往一年的耗材大概在20萬(wàn)左右，這還不包括電腦的升級(jí)換代。而且，在平時(shí)的使用中，存在一些比較大的浪費(fèi)現(xiàn)象。所以說(shuō)，筆者就從這塊內(nèi)容出發(fā)，看看其到底可以擠多少水分出來(lái)。
如可以嚴(yán)格限制彩色打印。筆者企業(yè)總共有三臺(tái)彩色打印機(jī)，每年的彩色墨粉費(fèi)用在二萬(wàn)左右。其實(shí)，根據(jù)筆者的調(diào)查，很大一部分都是不需要彩色打印的。而員工在打印的時(shí)候，往往不會(huì)主動(dòng)去選擇“灰色打印”，故把一些本來(lái)不需要彩色的文件打印成彩色的了。為了控制這彩色墨粉的費(fèi)用，筆者把其中的兩臺(tái)彩色打印機(jī)的彩色功能禁用掉。若員工需要彩色打印的話，則必須到一臺(tái)彩色打印機(jī)上其中打印。根據(jù)統(tǒng)計(jì)，一個(gè)月下來(lái)，彩色文件的打印數(shù)量就整整少了四分之一。那么在理想的情況下，一年彩色墨粉的費(fèi)用，可以控制在四千以?xún)?nèi)。
筆者通過(guò)種種措施，把耗材的費(fèi)用減少到五萬(wàn)。如此的話，就可以把省下來(lái)的錢(qián)用到其它更有需要的地方去。
措施二：采用即時(shí)通信工具，提高員工工作效率。
由于企業(yè)訂單的減少，很多企業(yè)不得不進(jìn)行大幅度的裁員。筆者的企業(yè)也難逃這個(gè)厄運(yùn)。集團(tuán)企業(yè)下面對(duì)一個(gè)生產(chǎn)工廠，其生產(chǎn)一些員工已經(jīng)有原來(lái)的500人減少到現(xiàn)在的100人左右。工廠文員也有一定的減少。
為此，企業(yè)副總就給筆者下了一道死命令，讓我們信息部門(mén)盡一切力量，通過(guò)信息化工具提高員工的工作效率，從而最大限度降低裁員對(duì)工作的影響。筆者接到任務(wù)后，第一個(gè)動(dòng)作就是在企業(yè)中部署了一個(gè)開(kāi)源的即時(shí)通信工具，讓員工可以在線即時(shí)交流工作情況，從而提高員工的工作效率。
筆者在企業(yè)中部署的是一個(gè)PSI的開(kāi)源軟件。這個(gè)軟件不僅小巧，而且可以跨平臺(tái)運(yùn)行。其還可以根據(jù)部門(mén)進(jìn)行分組，是一款很適合企業(yè)采用的即時(shí)通信工具。最重要的是其不需要投資。憑我們企業(yè)的信息部技術(shù)實(shí)力，完全可以搞定。故，筆者一提出這個(gè)方案，就受到大家的歡迎。經(jīng)過(guò)一個(gè)月時(shí)間的適用，大家對(duì)這個(gè)免費(fèi)的項(xiàng)目評(píng)價(jià)都比較高，甚至比前段時(shí)間花幾百萬(wàn)上的ERP項(xiàng)目印象還要好。
通過(guò)這個(gè)項(xiàng)目，讓員工可以在線即時(shí)傳送文件，可以讓員工在線及時(shí)溝通，可以群發(fā)信息等等，大大提高了員工的工作效率。從一定程度上，降低了裁員對(duì)工作帶來(lái)的負(fù)面影響。
措施三：加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的付款管理，提高企業(yè)的現(xiàn)金流量。
現(xiàn)在大部分企業(yè)都不會(huì)一手交錢(qián)一手交貨，而普遍采用的是賒賬。如筆者企業(yè)對(duì)于大部分供應(yīng)商就是貨到后“當(dāng)月結(jié)帳，隔月付款”的付款政策。不過(guò)，平時(shí)有些供應(yīng)商會(huì)占空子。如我們要求供應(yīng)商11月4日送貨。若按照這個(gè)日期，則供應(yīng)商要在12月30日左右才能夠收到貨款。而供應(yīng)商往往會(huì)在10月30日左右把貨趕出來(lái)送到企業(yè)。如此的話，根據(jù)公司的付款條件，企業(yè)的付款周期不得不提早一個(gè)月。
在經(jīng)濟(jì)好的時(shí)候，企業(yè)對(duì)這個(gè)也不怎么在意，就當(dāng)作是對(duì)供應(yīng)商的一個(gè)獎(jiǎng)勵(lì)吧。但是，現(xiàn)在企業(yè)的現(xiàn)金流出現(xiàn)了問(wèn)題，所以，財(cái)務(wù)總監(jiān)就讓我們想辦法加強(qiáng)這個(gè)應(yīng)付帳款的管理，不讓供應(yīng)商有機(jī)可乘。
由于筆者企業(yè)已經(jīng)部署了ERP系統(tǒng)，所以，筆者就在這個(gè)系統(tǒng)上動(dòng)腦子。筆者又仔細(xì)分析了系統(tǒng)的相關(guān)作業(yè)，發(fā)現(xiàn)沒(méi)有現(xiàn)成的控制方法。又跟原先的實(shí)施顧問(wèn)商量，他們說(shuō)只有通過(guò)二次開(kāi)發(fā)解決。那不是又要出錢(qián)嗎?這對(duì)于本來(lái)就緊張的IT預(yù)算來(lái)說(shuō)，是雪上加霜。
狗急跳墻。人被逼急了，往往也會(huì)變得聰明。筆者跟IT部門(mén)技術(shù)人員商量后，最后決定在數(shù)據(jù)庫(kù)上動(dòng)腦筋。通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)的觸發(fā)器，加上一些函數(shù)，可以實(shí)現(xiàn)這個(gè)需求。讓需求日期本來(lái)在月初的貨，如果供應(yīng)商在上個(gè)月末送來(lái)的話，則其結(jié)帳日期仍然按需求日期來(lái)計(jì)算。也就是說(shuō)，其收貨日雖然是10月底，但是，因?yàn)槠湫枨笕掌跒?1月4日，故在結(jié)帳的時(shí)候，按照11月4日的日期進(jìn)行結(jié)帳。如此的話，就在系統(tǒng)中堵住了這個(gè)漏洞。為企業(yè)現(xiàn)金流的穩(wěn)定，又做了一次貢獻(xiàn)。
