雖然金融危機(jī)才剛剛影響實體企業(yè)。有不少經(jīng)濟(jì)專家說，明年才是各大企業(yè)的寒冬?？墒牵呀?jīng)有不少CIO閑不住了，開始在為自己的未來做打算。
確實，由于企業(yè)普遍不怎么景氣，所以，都消減了在信息化項目上的投資。像筆者企業(yè)，以往在信息化項目的投資每年都接近100萬。可是，財務(wù)部門現(xiàn)在給我的09年的預(yù)算大概只有15萬?？磥硐乱荒瓯容^難過了，要知道，這么一點經(jīng)費，只能夠拿來買買耗材。若要上其他的信息化項目，看來是無望了。
那么，在下一年，筆者就只能夠“游手好閑”了嗎?我想，現(xiàn)在很多CIO都遇到了類似的困境。由于企業(yè)在未來的一年來暫時停止了在信息化項目上的投入，讓很多CIO一下子清閑了下來。在這個過渡時間里，我們CIO就白拿企業(yè)的工資嗎?
筆者認(rèn)為，這是一個真正考驗我們CIO的時刻。我們CIO要學(xué)會開源節(jié)流，幫助企業(yè)一把手渡過難關(guān)。筆者在上月已經(jīng)作了一個開源節(jié)流的計劃書，經(jīng)過企業(yè)管理層同意后，正在逐步的實施過程中。無論其實施的效果好壞，在這關(guān)鍵時刻，能夠跟一把手站在一起，必定可以提高我們在一把手心目中的地位。等到以后經(jīng)濟(jì)復(fù)蘇后，我們的工作就比較容易獲得一把手的支持。
具體的來說，筆者采取了如下的一些開源節(jié)流的措施。
措施一：嚴(yán)格控制耗材的使用。
平時，跟IT相關(guān)的耗材費用占了整個IT預(yù)算的一大部分。像筆者的企業(yè)，以往一年的耗材大概在20萬左右，這還不包括電腦的升級換代。而且，在平時的使用中，存在一些比較大的浪費現(xiàn)象。所以說，筆者就從這塊內(nèi)容出發(fā)，看看其到底可以擠多少水分出來。
如可以嚴(yán)格限制彩色打印。筆者企業(yè)總共有三臺彩色打印機(jī)，每年的彩色墨粉費用在二萬左右。其實，根據(jù)筆者的調(diào)查，很大一部分都是不需要彩色打印的。而員工在打印的時候，往往不會主動去選擇“灰色打印”，故把一些本來不需要彩色的文件打印成彩色的了。為了控制這彩色墨粉的費用，筆者把其中的兩臺彩色打印機(jī)的彩色功能禁用掉。若員工需要彩色打印的話，則必須到一臺彩色打印機(jī)上其中打印。根據(jù)統(tǒng)計，一個月下來，彩色文件的打印數(shù)量就整整少了四分之一。那么在理想的情況下，一年彩色墨粉的費用，可以控制在四千以內(nèi)。
筆者通過種種措施，把耗材的費用減少到五萬。如此的話，就可以把省下來的錢用到其它更有需要的地方去。
措施二：采用即時通信工具，提高員工工作效率。
由于企業(yè)訂單的減少，很多企業(yè)不得不進(jìn)行大幅度的裁員。筆者的企業(yè)也難逃這個厄運。集團(tuán)企業(yè)下面對一個生產(chǎn)工廠，其生產(chǎn)一些員工已經(jīng)有原來的500人減少到現(xiàn)在的100人左右。工廠文員也有一定的減少。
為此，企業(yè)副總就給筆者下了一道死命令，讓我們信息部門盡一切力量，通過信息化工具提高員工的工作效率，從而最大限度降低裁員對工作的影響。筆者接到任務(wù)后，第一個動作就是在企業(yè)中部署了一個開源的即時通信工具，讓員工可以在線即時交流工作情況，從而提高員工的工作效率。
筆者在企業(yè)中部署的是一個PSI的開源軟件。這個軟件不僅小巧，而且可以跨平臺運行。其還可以根據(jù)部門進(jìn)行分組，是一款很適合企業(yè)采用的即時通信工具。最重要的是其不需要投資。憑我們企業(yè)的信息部技術(shù)實力，完全可以搞定。故，筆者一提出這個方案，就受到大家的歡迎。經(jīng)過一個月時間的適用，大家對這個免費的項目評價都比較高，甚至比前段時間花幾百萬上的ERP項目印象還要好。
通過這個項目，讓員工可以在線即時傳送文件，可以讓員工在線及時溝通，可以群發(fā)信息等等，大大提高了員工的工作效率。從一定程度上，降低了裁員對工作帶來的負(fù)面影響。
措施三：加強(qiáng)對供應(yīng)商的付款管理，提高企業(yè)的現(xiàn)金流量。
現(xiàn)在大部分企業(yè)都不會一手交錢一手交貨，而普遍采用的是賒賬。如筆者企業(yè)對于大部分供應(yīng)商就是貨到后“當(dāng)月結(jié)帳，隔月付款”的付款政策。不過，平時有些供應(yīng)商會占空子。如我們要求供應(yīng)商11月4日送貨。若按照這個日期，則供應(yīng)商要在12月30日左右才能夠收到貨款。而供應(yīng)商往往會在10月30日左右把貨趕出來送到企業(yè)。如此的話，根據(jù)公司的付款條件，企業(yè)的付款周期不得不提早一個月。
在經(jīng)濟(jì)好的時候，企業(yè)對這個也不怎么在意，就當(dāng)作是對供應(yīng)商的一個獎勵吧。但是，現(xiàn)在企業(yè)的現(xiàn)金流出現(xiàn)了問題，所以，財務(wù)總監(jiān)就讓我們想辦法加強(qiáng)這個應(yīng)付帳款的管理，不讓供應(yīng)商有機(jī)可乘。
由于筆者企業(yè)已經(jīng)部署了ERP系統(tǒng)，所以，筆者就在這個系統(tǒng)上動腦子。筆者又仔細(xì)分析了系統(tǒng)的相關(guān)作業(yè)，發(fā)現(xiàn)沒有現(xiàn)成的控制方法。又跟原先的實施顧問商量，他們說只有通過二次開發(fā)解決。那不是又要出錢嗎?這對于本來就緊張的IT預(yù)算來說，是雪上加霜。
狗急跳墻。人被逼急了，往往也會變得聰明。筆者跟IT部門技術(shù)人員商量后，最后決定在數(shù)據(jù)庫上動腦筋。通過數(shù)據(jù)庫的觸發(fā)器，加上一些函數(shù)，可以實現(xiàn)這個需求。讓需求日期本來在月初的貨，如果供應(yīng)商在上個月末送來的話，則其結(jié)帳日期仍然按需求日期來計算。也就是說，其收貨日雖然是10月底，但是，因為其需求日期為11月4日，故在結(jié)帳的時候，按照11月4日的日期進(jìn)行結(jié)帳。如此的話，就在系統(tǒng)中堵住了這個漏洞。為企業(yè)現(xiàn)金流的穩(wěn)定，又做了一次貢獻(xiàn)。
