俗話說(shuō)，好的開(kāi)始是成功的一半。作為企業(yè)的CIO，在負(fù)責(zé)企業(yè)信息化項(xiàng)目時(shí)，應(yīng)該考慮一個(gè)問(wèn)題，就是如何才能使員工迅速進(jìn)入項(xiàng)目角色。這對(duì)于提高項(xiàng)目前期進(jìn)度，提高項(xiàng)目整體質(zhì)量，具有非常大的作用。
但在實(shí)際工作中，筆者發(fā)現(xiàn)不是所有員工都這么容易進(jìn)入角色。就好像員工放了一段長(zhǎng)假以后，不能迅速恢復(fù)平常的工作心態(tài)一樣，他們需要利用一段時(shí)間進(jìn)行調(diào)整。而我們CIO要做的就是如何把這段時(shí)間減到最小。
為了達(dá)到這個(gè)目標(biāo)，筆者在企業(yè)信息化項(xiàng)目管理中，采取了如下方式。
第一招：為項(xiàng)目設(shè)置專(zhuān)門(mén)的信息化項(xiàng)目小組。
想想我們讀書(shū)的時(shí)候，是自己一個(gè)人在家里學(xué)習(xí)學(xué)得進(jìn)呢，還是在學(xué)校里大家一起自習(xí)學(xué)習(xí)學(xué)得進(jìn)?我想，大部分人會(huì)選擇后面一種方式吧，不然的話，學(xué)校里也沒(méi)有必要安排晚自習(xí)了。
其實(shí)，對(duì)于信息化項(xiàng)目也是如此。如只是一個(gè)項(xiàng)目管理員布置功課，然后讓各個(gè)部門(mén)員工做的話，筆者以為，大家還沒(méi)有這么好的自制力，能夠迅速進(jìn)入到學(xué)習(xí)的角色中去。
所以，筆者認(rèn)為，在信息化項(xiàng)目一開(kāi)始，就需要建立一個(gè)信息化項(xiàng)目小組。就好像在讀書(shū)的時(shí)候，建立一個(gè)學(xué)習(xí)小組一樣。如此，項(xiàng)目小組成員集聚在一起，才能夠迅速進(jìn)入項(xiàng)目角色，開(kāi)始項(xiàng)目相關(guān)工作。
在為項(xiàng)目設(shè)置信息化項(xiàng)目小組的時(shí)候，需要注意幾個(gè)方面。
一是在建立信息化項(xiàng)目小組、招募項(xiàng)目小組成員的時(shí)候，要特別強(qiáng)調(diào)，項(xiàng)目小組的成員在一起進(jìn)行“自習(xí)”時(shí)，不能夠缺席。因?yàn)楹芏嘈畔⒒?xiàng)目，各個(gè)小組成員之間的工作都是相互聯(lián)系的，若缺少一個(gè)人的話，就好像打麻將三缺一，無(wú)法再進(jìn)行下去。
二是我們建立項(xiàng)目小組的目的是為了提供一種“學(xué)習(xí)的氛圍”，所以，在信息化項(xiàng)目剛開(kāi)始的時(shí)候，項(xiàng)目小組成員碰面的機(jī)會(huì)要多一些。通過(guò)大家集中交流，談?wù)剬?duì)項(xiàng)目的看法，成員就會(huì)不知不覺(jué)進(jìn)入到項(xiàng)目角色中去。
三是蛇無(wú)頭不行，在成立項(xiàng)目小組時(shí)，同時(shí)要確定項(xiàng)目小組負(fù)責(zé)人。蛇無(wú)頭不行，若沒(méi)有項(xiàng)目小組組長(zhǎng)牽頭引線的話，會(huì)大大降低信息化項(xiàng)目小組的功能。這就好像一個(gè)學(xué)習(xí)小組中，沒(méi)有小組長(zhǎng)，就不會(huì)有人來(lái)安排相關(guān)活動(dòng)。沒(méi)有帶頭大哥的話，那么要大家快速進(jìn)入項(xiàng)目角色，基本上是不可能的了。
第二招：在有必要的情況下，設(shè)置專(zhuān)門(mén)的實(shí)驗(yàn)室。
其實(shí)，無(wú)論是學(xué)習(xí)還是工作，重要的就是一個(gè)氛圍。如果氛圍好的話，大家進(jìn)入項(xiàng)目的角色也快。所以，僅成立項(xiàng)目小組還不夠，還需要積極營(yíng)造一個(gè)項(xiàng)目的氛圍。根據(jù)筆者的經(jīng)驗(yàn)，我認(rèn)為最好的營(yíng)造氛圍方式，就是建立一個(gè)項(xiàng)目實(shí)驗(yàn)室。
在這個(gè)實(shí)驗(yàn)室中，進(jìn)行相關(guān)項(xiàng)目工作。筆者負(fù)責(zé)過(guò)多個(gè)信息化項(xiàng)目，基本上都建立了項(xiàng)目實(shí)驗(yàn)室。
如以前負(fù)責(zé)OA(辦公自動(dòng)化)項(xiàng)目時(shí)，就成立了OA項(xiàng)目實(shí)驗(yàn)室。在實(shí)驗(yàn)室中，掛滿了OA項(xiàng)目標(biāo)語(yǔ)以及進(jìn)度表，讓人一進(jìn)入這個(gè)會(huì)議室，就被OA系統(tǒng)所包圍。然后，關(guān)于OA項(xiàng)目所有工作，包括OA軟件的選型、演示與培訓(xùn)等，都是在這個(gè)實(shí)驗(yàn)室中進(jìn)行的。當(dāng)大家為了一個(gè)共同的項(xiàng)目走進(jìn)會(huì)議室后，就好像上課的時(shí)候進(jìn)入教室，自然而然安靜下來(lái)，迅速意識(shí)到自己是OA項(xiàng)目的項(xiàng)目組成員，就會(huì)迅速進(jìn)入到項(xiàng)目角色中去，為推進(jìn)這個(gè)項(xiàng)目而努力。
在設(shè)置實(shí)驗(yàn)室的時(shí)候，需要注意以下幾個(gè)問(wèn)題：
一是要配備足夠的硬件設(shè)備。信息化項(xiàng)目基本上都是在電腦上運(yùn)行，所以，在籌備實(shí)驗(yàn)室時(shí)，最好能計(jì)劃好用戶的數(shù)量，然后配備足夠多的電腦主機(jī)。一般來(lái)說(shuō)，需要達(dá)到人手一機(jī)。如此，員工一接觸到電腦就會(huì)進(jìn)入到項(xiàng)目中去。若讓其當(dāng)作旁觀者，效果就會(huì)大打折扣了。
二是在門(mén)口最好能夠樹(shù)立標(biāo)示，以強(qiáng)化大家的視覺(jué)刺激。如筆者負(fù)責(zé)OA項(xiàng)目時(shí)，就在會(huì)議室門(mén)掛上“OA項(xiàng)目實(shí)驗(yàn)室”。雖然只是簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單幾個(gè)字，但是，卻能夠起到一種感官上的刺激。就好像學(xué)校中醫(yī)學(xué)院樓上的“解剖室”，雖然只是簡(jiǎn)單的三個(gè)子，但是，人走過(guò)那邊，不經(jīng)意的看到這幾個(gè)字，就會(huì)有發(fā)冷的感覺(jué)。在OA項(xiàng)目實(shí)驗(yàn)室外面，掛著這一個(gè)招牌，就能夠時(shí)時(shí)的提醒大家，OA項(xiàng)目正在進(jìn)行，請(qǐng)大家迅速進(jìn)入角色。
三是盡量在項(xiàng)目期間，不要把實(shí)驗(yàn)室挪作他用。有些企業(yè)可能場(chǎng)所有限制，實(shí)驗(yàn)室除了給項(xiàng)目用之外，還充當(dāng)會(huì)議室的功能，平常一些辦公會(huì)議也會(huì)在這里召開(kāi)。筆者認(rèn)為，這會(huì)降低實(shí)驗(yàn)室的作用。一方面，實(shí)驗(yàn)室中擺滿了主機(jī)，每次會(huì)議搬來(lái)搬去，會(huì)引起大家的反感;另一方面，會(huì)降低實(shí)驗(yàn)室的威懾力。員工心中有時(shí)候往往會(huì)有一種莫名其妙的感覺(jué)。如第一次到總經(jīng)理辦公室可能會(huì)比較緊張，即使總經(jīng)理人不在也是如此;但是，到第三次、第四次就沒(méi)有這種感覺(jué)了。而有時(shí)候，故意營(yíng)造一種緊張的感覺(jué)，反而能夠提高員工的注意力，迫使他們迅速進(jìn)入角色。所以，當(dāng)項(xiàng)目組成員頻繁的進(jìn)入這個(gè)房間后，他們就會(huì)覺(jué)得像自己家一樣，不會(huì)有緊張的感覺(jué)。而若實(shí)驗(yàn)室是項(xiàng)目專(zhuān)用的。則這種緊張的感覺(jué)會(huì)延續(xù)的久一點(diǎn)，這對(duì)于信息化項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，是比較有利的。
第三招：讓重要領(lǐng)導(dǎo)亮相。
在項(xiàng)目實(shí)施的時(shí)候，筆者認(rèn)為默默無(wú)聞的開(kāi)始一個(gè)項(xiàng)目，不是很好的做法。在開(kāi)始一個(gè)項(xiàng)目時(shí)，需要像商店開(kāi)張一樣，來(lái)個(gè)大排場(chǎng)，如此，企業(yè)的項(xiàng)目組成員才能夠覺(jué)得自己的重要性，才會(huì)迅速進(jìn)入角色。
當(dāng)然，也不是說(shuō)企業(yè)開(kāi)始一個(gè)新項(xiàng)目的話，需要剪彩什么的。筆者的意思是，開(kāi)始一個(gè)信息化項(xiàng)目，如一個(gè)客戶關(guān)系管理項(xiàng)目時(shí)，最好來(lái)一個(gè)項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議。在會(huì)議上，有企業(yè)的一把手宣布項(xiàng)目小組成員，并任命項(xiàng)目小組組長(zhǎng)。如此做，可以提高項(xiàng)目小組成員的責(zé)任心。在一把手的熏陶下，項(xiàng)目小組成員比較容易進(jìn)入角色。
其實(shí)，這個(gè)方法是筆者借鑒其他項(xiàng)目的實(shí)施方法。筆者以前有幸參與了一個(gè)ISO項(xiàng)目，他們就比較重視這個(gè)方法。在ISO項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，還要求企業(yè)做一份書(shū)面的ISO組長(zhǎng)任命書(shū)，由企業(yè)一把手親自頒發(fā)這張證書(shū)。此證書(shū)就像古代皇帝的尚方寶劍，具有很大的權(quán)威性。其實(shí)，這也是一種做作，但其可以讓員工知道項(xiàng)目重要性，從而會(huì)無(wú)形的迫使他們迅速進(jìn)入項(xiàng)目角色。
所以，筆者建議，我們?cè)谛畔⒒?xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，不妨借鑒這種處理方式。而不是企業(yè)幾個(gè)人默默無(wú)聞的開(kāi)展項(xiàng)目，等到項(xiàng)目進(jìn)展了一半了，其他人還不知道這個(gè)項(xiàng)目是否已經(jīng)開(kāi)始了。如此的話，其他人怎么來(lái)配合工作呢?故，對(duì)于一些稍具規(guī)模的信息化項(xiàng)目，在開(kāi)工時(shí)，還是需要“大張旗鼓”的。
第四招：多媒體演示，能夠提高員工對(duì)于項(xiàng)目的興趣。
在系統(tǒng)演示或者培訓(xùn)的時(shí)候，若一個(gè)實(shí)施顧問(wèn)就是憑著一些講義在描述系統(tǒng)或者進(jìn)行培訓(xùn);而一個(gè)實(shí)施顧問(wèn)則用了多媒體技術(shù)，對(duì)于企業(yè)的業(yè)務(wù)應(yīng)用通過(guò)多媒體系統(tǒng)給項(xiàng)目小組成員展現(xiàn)出來(lái)，大家想一下，在這兩種不同的模式下，哪一種模式下會(huì)更快進(jìn)入到項(xiàng)目角色呢?
毋庸置疑，結(jié)合多媒體技術(shù)，向企業(yè)員工提供豐富多彩的系統(tǒng)演示、培訓(xùn)，對(duì)于員工來(lái)說(shuō)，更加容易進(jìn)入角色。所以，在項(xiàng)目選型的時(shí)候，我們需要一定程度上關(guān)注實(shí)施顧問(wèn)的培訓(xùn)模式;在項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)行中，也可以對(duì)實(shí)施顧問(wèn)提出這方面要求。即使其不能提供多媒體視頻，至少也應(yīng)該采用PPT方式進(jìn)行培訓(xùn)，里面加入插圖，而不是簡(jiǎn)單的文字描述。
在信息化項(xiàng)目推進(jìn)中，若能夠靈活應(yīng)用以上方式的話，筆者相信，一定可以讓企業(yè)的項(xiàng)目小組成員迅速進(jìn)度到項(xiàng)目角色中去。
