面對(duì)眾多的購(gòu)置軟件，在管理方面很多企業(yè)卻處于“三無”狀態(tài)：沒有軟件管理規(guī)劃、沒有軟件管理人員、沒有軟件管理制度。這就導(dǎo)致企業(yè)軟件資產(chǎn)管理的缺失。 

　　軟件資產(chǎn)管理流程圖

　　在國(guó)內(nèi)大型搜索引擎網(wǎng)站百度中，鍵入關(guān)鍵詞“軟件管理”，你會(huì)看到，在多達(dá)上億條的搜索結(jié)果中，絕大多數(shù)卻是形形色色的管理軟件鏈接，而關(guān)于軟件自身如何管理的文章卻寥寥無幾，因此感到很有必要探討一下這個(gè)話題，權(quán)當(dāng)拋磚引玉吧。

　　對(duì)于大型企業(yè)，目前在傳統(tǒng)資產(chǎn)管理方面做得還可以，有的從原材料就開始了管理過程。而隨著企業(yè)信息化的推進(jìn)，不可避免地會(huì)購(gòu)置一些應(yīng)用軟件、管理軟件等，有些軟件價(jià)格還很昂貴，高達(dá)十幾萬，甚至幾十萬，上百萬，遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了企業(yè)某些固定資產(chǎn)的價(jià)格，如P3EC軟件、ERP系統(tǒng)等。

　　面對(duì)眾多的購(gòu)置軟件，在管理方面很多企業(yè)卻處于“三無”狀態(tài)：沒有軟件管理規(guī)劃、沒有軟件管理人員、沒有軟件管理制度。這樣無疑造成了企業(yè)對(duì)擁有軟件的種類和數(shù)量、軟件的質(zhì)量和使用效果、軟件的使用時(shí)限及產(chǎn)權(quán)歸屬等都比較模糊，很難發(fā)揮軟件的最大效用。因此，如何規(guī)范軟件管理，防止軟件流失，并最大化發(fā)揮其價(jià)值，進(jìn)而提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，成為我們重點(diǎn)關(guān)注的問題。

　　軟件資產(chǎn)管理理念

　　目前企業(yè)在財(cái)務(wù)處理上，有的將購(gòu)入軟件作為管理費(fèi)用，有的將其作為無形資產(chǎn)，有的將其作為固定資產(chǎn)，甚至有的企業(yè)尚未對(duì)其進(jìn)行資產(chǎn)管理。那么，這種資產(chǎn)該如何進(jìn)行管理呢?

　　對(duì)于軟件，一般而言用戶購(gòu)買的是許可證的授權(quán)，獲得的是使用權(quán)。在作為資產(chǎn)管理進(jìn)行評(píng)估時(shí)，應(yīng)全面考慮如下一些因素，如軟件規(guī)模大小、軟件復(fù)雜程度、軟件的經(jīng)濟(jì)生命周期、軟件的維護(hù)成本和升級(jí)能力等性能技術(shù)指標(biāo)。

　　根據(jù)國(guó)內(nèi)外企業(yè)軟件管理實(shí)踐，目前一般企業(yè)購(gòu)入的軟件金額小的可以進(jìn)當(dāng)期管理費(fèi)用，金額大的應(yīng)當(dāng)作為無形資產(chǎn)核算，具體攤銷年限可結(jié)合稅法及審計(jì)規(guī)定及軟件具體情況而定。但是，如果購(gòu)入的軟件是附著于某些電腦硬件不可分離，則應(yīng)當(dāng)將該軟件價(jià)值記入相應(yīng)的電腦硬件固定資產(chǎn)中。

　　建立制度

　　為有效進(jìn)行軟件管理，必須將其制度化，運(yùn)用企業(yè)全局思維和戰(zhàn)略思維引進(jìn)軟件，并規(guī)范軟件采購(gòu)審批、安裝驗(yàn)收、使用和保存等諸多環(huán)節(jié)的管理行為，充分合理地利用軟件資源，積極推動(dòng)公司信息化建設(shè)有效服務(wù)于各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開展。筆者在管理工作中專門制定了《軟件管理規(guī)定》、《軟件驗(yàn)收規(guī)定》等相關(guān)制度，還相應(yīng)設(shè)計(jì)了《軟件購(gòu)置申請(qǐng)單》、《軟件自驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》、《軟件驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》等。

　　管理良方 

　　1.集中軟件管理

　　企業(yè)一定要根據(jù)信息化戰(zhàn)略制定相應(yīng)的軟件引入規(guī)劃，在審批軟件購(gòu)置申請(qǐng)時(shí)要結(jié)合企業(yè)實(shí)際，宏觀統(tǒng)籌全局，根據(jù)技術(shù)可行性及公司信息化實(shí)際和戰(zhàn)略提出審批建議，合理配置軟件資源?？筛鶕?jù)企業(yè)實(shí)際決定軟件管理部門，配置專職軟件管理人員。

　　筆者所在單位是國(guó)際型EPC承包商，典型的項(xiàng)目型企業(yè)，公司同時(shí)在建項(xiàng)目多達(dá)幾十個(gè)，項(xiàng)目運(yùn)作時(shí)間長(zhǎng)短不一。但每個(gè)項(xiàng)目無論工期長(zhǎng)短，都會(huì)購(gòu)置一些軟件，有些軟件價(jià)格還比較昂貴，如項(xiàng)目管理軟件P3EC，每個(gè)用戶節(jié)點(diǎn)就幾萬元人民幣，整套軟件下來多達(dá)幾十萬元。

　　以前，這些軟件沒有集中管理，購(gòu)置也沒有統(tǒng)一規(guī)劃，而是由各項(xiàng)目自行購(gòu)買，使用中出現(xiàn)問題，也是由各項(xiàng)目自行與供應(yīng)商聯(lián)系。這種模式下，軟件費(fèi)用作為項(xiàng)目的當(dāng)期管理費(fèi)用處理，于是當(dāng)項(xiàng)目結(jié)束時(shí)，軟件也就流失了。

　　我們意識(shí)到這種問題后，決定將軟件集中到信息技術(shù)部統(tǒng)一管理，包含軟件的采購(gòu)審批、驗(yàn)收、使用培訓(xùn)、技術(shù)支持、軟件內(nèi)部再分配等環(huán)節(jié)。

　　為統(tǒng)一管理，公司所屬各單位根據(jù)業(yè)務(wù)需求在年度預(yù)算制定時(shí)，就將欲采購(gòu)軟件申請(qǐng)?zhí)峤坏叫畔⒓夹g(shù)部，信息技術(shù)部根據(jù)公司整體信息規(guī)劃決定是否批準(zhǔn)這些預(yù)算，對(duì)于不同項(xiàng)目提出的相同軟件需求，還可以全盤考慮，統(tǒng)一采購(gòu)，進(jìn)而降低成本。

　　當(dāng)軟件購(gòu)置后，由信息技術(shù)部負(fù)責(zé)保存原件，并登記造冊(cè)，對(duì)于無法復(fù)制、原件必須由最終用戶保存的，要求使用單位指定專人保管，并在信息技術(shù)部備案。對(duì)于軟件的許可證，信息技術(shù)部集中做備份，等具體項(xiàng)目結(jié)束時(shí)，軟件產(chǎn)權(quán)歸信息技術(shù)部，由其根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部再分配，避免了軟件隨項(xiàng)目結(jié)束或其他人為原因而流失的現(xiàn)象。

　　同時(shí)，在軟件使用過程中，信息技術(shù)部作為IT技術(shù)部門，都會(huì)結(jié)合軟件和IT實(shí)際給使用單位提出具體的技術(shù)性建議，減少了軟件使用中的摸索，提高了軟件應(yīng)用水平。

　　實(shí)踐證明，自預(yù)算、采購(gòu)到售后支持等各環(huán)節(jié)的軟件集中管理，有利于企業(yè)降低軟件成本，減少盲目投資，減少軟件流失，提高軟件應(yīng)用水平。同時(shí)，信息技術(shù)部，還可根據(jù)企業(yè)不同核心應(yīng)用軟件的實(shí)際使用情況，對(duì)日后的ERP資源整合提供技術(shù)性依據(jù)，以保證企業(yè)軟件規(guī)劃與企業(yè)信息化戰(zhàn)略的一致。

　　2.嚴(yán)格軟件驗(yàn)收

　　為保證采購(gòu)軟件質(zhì)量，我們制定了軟件驗(yàn)收制度及具體驗(yàn)收流程。軟件安裝驗(yàn)收采用自驗(yàn)收和最終驗(yàn)收來實(shí)施，自驗(yàn)收工作由使用單位組織，參加人員包括使用人員以及軟件產(chǎn)品的技術(shù)或開發(fā)人員。

　　最終驗(yàn)收工作由信息技術(shù)部負(fù)責(zé)組織，參加人員包括軟件使用單位相關(guān)工作人員、采購(gòu)人員、信息技術(shù)部工作人員、軟件產(chǎn)品的銷售及技術(shù)人員代表等。驗(yàn)收工作依據(jù)采購(gòu)合同、軟件需求說明書及變更說明書等相關(guān)文檔，并將驗(yàn)收結(jié)果作為軟件購(gòu)置費(fèi)用財(cái)務(wù)核銷的重要依據(jù)。

　　3.監(jiān)督軟件支持

　　軟件資產(chǎn)可進(jìn)一步分解為使用權(quán)和廠商對(duì)產(chǎn)品的技術(shù)支持，那么對(duì)后者如何管理也是問題。最終用戶大多數(shù)只知道具體的使用，軟件只要不出問題基本不會(huì)想到技術(shù)支持，對(duì)于什么免費(fèi)升級(jí)等服務(wù)以及由此帶來的真正便利，他們往往意識(shí)不到。

　　因此，我們信息技術(shù)部根據(jù)合同簽定的技術(shù)服務(wù)內(nèi)容，及時(shí)督促技術(shù)支持權(quán)利的實(shí)現(xiàn)，如項(xiàng)目管理軟件P3EC，一般具有免費(fèi)一年升級(jí)的技術(shù)服務(wù)，而這種昂貴軟件的版本升級(jí)為企業(yè)后續(xù)工作帶來的實(shí)際價(jià)值不是無足輕重的。但作為最終用戶，往往由于多種原因，忽視了這種服務(wù)，當(dāng)意識(shí)到時(shí)，或許已經(jīng)超出了時(shí)間限制，無形中造成了軟件資產(chǎn)的流失。

　　 4.統(tǒng)一軟件培訓(xùn)

　　軟件培訓(xùn)有免費(fèi)培訓(xùn)和收費(fèi)培訓(xùn)等，并且有些軟件的培訓(xùn)費(fèi)用還相當(dāng)昂貴。

　　為降低培訓(xùn)成本，提高培訓(xùn)質(zhì)量，有必要統(tǒng)一軟件的培訓(xùn)工作。我們的軟件培訓(xùn)工作一方面是根據(jù)軟件使用單位的培訓(xùn)需求來組織，另一方面也會(huì)根據(jù)企業(yè)管理實(shí)際來主動(dòng)超前組織一些軟件培訓(xùn)，并在軟件培訓(xùn)工作中，我們都會(huì)從技術(shù)角度和信息技術(shù)支持方面做出努力。

　　如我公司近期組織了P3EC軟件培訓(xùn)，方式不是將員工零散的派出，而是將講師請(qǐng)進(jìn)來。并且在培訓(xùn)實(shí)施前，我們協(xié)同項(xiàng)目管理部門，根據(jù)我公司工作實(shí)際，和培訓(xùn)講師進(jìn)行了多次溝通，充分保證了培訓(xùn)的針對(duì)性和培訓(xùn)質(zhì)量。

　　此外我們利用VOD視頻課件系統(tǒng)，將全程培訓(xùn)做成了VOD課件為各海外項(xiàng)目部進(jìn)行分發(fā)，這樣讓員工培訓(xùn)隨時(shí)隨地都可進(jìn)行，并大大降低了總體培訓(xùn)成本。

　　最終用戶大多數(shù)只知道具體的使用，軟件只要不出問題基本不會(huì)想到技術(shù)支持，對(duì)于什么免費(fèi)升級(jí)等服務(wù)以及由此帶來的真正便利，他們往往意識(shí)不到。