最近，一個CIO朋友向我大吐苦水。因為在制定2008財年IT預算的時候，他遇到了很多阻力。我總結了一下，他的抱怨大概分為三個方面。
第一：每個業(yè)務部門都覺得自己分配到的IT資源太少，而且不足以滿足這些部門的日常工作。特別是一些獨立核算的業(yè)務部門，由于這些部門得為自己的IT付費，所以他們都想盡辦法去證明自己的IT開銷太大，而從上面分配到的IT資源太少。因此，很多有用的時間就被浪費在與這些部門爭論IT預算上面了。
第二：業(yè)務部門的負責人都在委婉的教育CIO，告訴他應該怎么分配資源，特別是業(yè)務部門快速增長的時候，應該如何多去照顧他們。這令我的朋友非常頭疼，因為每個業(yè)務部門都試圖說服他，以便得到更多資源。我認為這可以理解，畢竟，一旦CIO和公司領導層做出分配決定，申辯的余地就小很多了。所以在IT資源分配之前，公司內(nèi)部為了爭奪IT資源，動作頻頻，好像就是一場戰(zhàn)爭。
我其實非常理解這種情況。因為所有人都喜歡自己能夠掌控開銷，特別是大企業(yè)中，每個部門都本能的試圖獲得更多的自主權。所以通常他們對于來自高層的投資分配第一反應幾乎都是抵觸的，如果溝通不良，他們也很可能繼續(xù)抵觸IT架構和技術的創(chuàng)新。
當我的朋友試圖建立業(yè)務代表系統(tǒng)，來提升客戶關系和IT能力的時候，最糟糕的事情還是發(fā)生了。一個業(yè)務部門激烈反對他推行的應用。業(yè)務部門的人說他們絕不希望在自己的部門預算當中劃撥出一筆錢去支持CIO的計劃。此時，我的朋友突然發(fā)現(xiàn)自己三面為難，一面是已經(jīng)簽訂了合同的IT供應商，你怎么去跟他解釋？另一面是高層，計劃為什么推進的不順利，有口難辨？還有一面是業(yè)務部門，他們明確的抵制了我朋友的計劃，而且還計劃自行選定合適的應用。這些業(yè)務部門都對高層表示，IT部門不了解他們的實際需求。最后，由于公司復雜的政治壓力，我的CIO朋友在該部門的IT計劃還是流產(chǎn)了。
第三：最終用戶其實并不真正了解分配給他們的IT資源。他們可能知道，這些東西是一些客戶端的計算機、網(wǎng)絡服務器、和應用等等。但是對于更多細節(jié)知之甚少。
雖然我沒有我這位朋友的困難經(jīng)歷，不過這一點很容易想象。業(yè)務部門的負責人會這樣跟CIO說：“主管啊，我們上繳了不少錢了。我打聽一下，我們的桌面已經(jīng)有三年了，什么時候給我們換呢？我們也已經(jīng)為部門的E-mail系統(tǒng)上繳費用了，存儲容量提升還是很有限啊，什么時候方便能給我們升級一下？我們也為我們的主機端應用繳費了，可我們的交易量才能夠提升20%，這跟我們的發(fā)展不成比例呀，什么時候能幫著我們解決一下?！?nbsp;
其實，IT部門早已經(jīng)部署了服務水平協(xié)議 (SLAs)，以期各部門減少對IT部門的依賴，或者至少能夠讓內(nèi)部用戶對于IT部門有合理的依賴。但是盡管公司上面每年都出臺很多文件，可所有內(nèi)部用戶期望得到的，總是比IT部門能提供的要多。
為什么用戶都對于分配這項活動如此反感，很多企業(yè)還堅持中央分配呢？主要有兩點，首先是企業(yè)必須對旗下各個業(yè)務部門開銷有較好的把握，比如可以依照業(yè)務部門能夠貢獻的利潤來決定與該部門匹配的IT需求，而不是讓每個部門各自為政的采購。第二點，是中央IT分配可以避免IT復雜性。IT復雜性當前是一個非?？膳碌膯栴}，因為企業(yè)的IT如果經(jīng)歷了一些年頭，那么IT就會很復雜。企業(yè)通常采用了很多應用/系統(tǒng)廠商的產(chǎn)品來構建IT，而許多以前的應用/系統(tǒng)提供商都已經(jīng)在并購浪潮和激烈的競爭中不復存在，但是他們古老的產(chǎn)品可能還在服役。這樣看來，企業(yè)IT本身可能已經(jīng)非常復雜，所以對于增添復雜性的業(yè)務部門自行采購只能是望而卻步。業(yè)務部門自行采購，也將不可避免的導致不同的接口和應用環(huán)境，與其他業(yè)務部門之間難以調(diào)和。因此當前企業(yè)普遍傾向于中央分配，企業(yè)IT部門花費了很多時間和金錢做出了一系列復雜的公式，來測算與各個業(yè)務部門相匹配的IT分配。這種測算通常是基于當前業(yè)務部門IT利用率和該部門的利潤貢獻率。
這些來自CIO的IT分配計劃看起來很完美，而且也的確考慮到了業(yè)務部門的方方面面，但是業(yè)務部門接受起來還是有些困難。業(yè)務部門的想法我們也不難理解：CIO并不與部門的業(yè)務發(fā)生什么直接關系，CIO也的確不了解業(yè)務部門的運營的細節(jié)。所以當CIO利用他復雜的公式在辦公室里計算出具體分配方案，由上而下不容反駁的推行時，自然很難得到業(yè)務部門的支持，即便CIO的分配計劃很可能就是最佳的方案。
所以說，IT分配的難題多數(shù)并不是技術問題，而是管理問題。當IT部門強征業(yè)務部門一筆錢而提供其IT服務的時候，這些業(yè)務部門很難不反抗。而他們反抗的目標也很明確——CIO，盡管這種IT模式可能早在CIO上任之前就已經(jīng)確定了。除了業(yè)務部門的矛頭全部指向CIO之外，這種強征IT稅的方式可能也導致了業(yè)務部門不珍惜手中的IT資源，因為CIO分配公式的重要指標是資源利用率，各個部門也都傾向于提高IT資源的利用而獲得更多分配，而不在乎高利用率是不是真的有意義。
這樣看來，中央IT分配讓會計很愉快，因為他們可以精確的測算部門的IT開銷，但是卻不可避免的引發(fā)了沖突，顯然沖突無助于IT開銷的節(jié)省。那么我們怎么才能結束這種矛盾的情況呢？我們應該如何改變這種分配體制呢？
一種嶄新的分配思想：
首先，我們應該轉變思想。傳統(tǒng)的分配觀點是這樣的，業(yè)務部門花錢從IT部門購買配套的產(chǎn)品和服務。但是不管如何精確定義SLAs，這些產(chǎn)品和服務的具體內(nèi)容都不可能100%明確。畢竟，業(yè)務部門的策略是動態(tài)的，所有用戶的需求在一年中也會發(fā)生轉變。所以說，IT部門如果有過于詳細的中央IT分配計劃，那么這就一定是一個錯誤的方案，因為這只能限制部門的靈活性和部署。
那我們到底應該怎么做呢？我們應該考慮徹底改變以往的方案而采用一種新的預支賬戶方案——年初的時候，錢被存到IT部門的賬戶里，以便購買全年的IT服務。但是這樣的預支支票賬戶使用權歸用戶所有，由用戶具體決定購買哪些產(chǎn)品。事實上，當用戶同意年度SLAs以保障業(yè)務持續(xù)進行之后，很多這樣的預支賬戶可能被迅速用光，不過業(yè)務部門清晰的知道這些錢到底花在了什么地方，他們會感覺到自己能作主，這樣他們就不會頻頻和CIO作對了。
這是一種一些公司已經(jīng)嘗試采用的新范例——IT分配看上去不再像強征的稅款一樣令人難過。這是一種非常簡單的控制IT未來花銷的方法。如果某些部門還是希望中央分配，當然還是可以的。而一旦你采用了這種范例，你會發(fā)現(xiàn)業(yè)務部門開始處處為自己的IT省錢了，畢竟部門開銷就相當于花自己的錢。這種新的預支分配的方法可以替代老的中央分配方法，提供給用戶更多的自主選擇。不過，自主并不意味著不加控制：業(yè)務部門不可以做整個IT系統(tǒng)的改變，不可以隨意建造自己的異構環(huán)境，也不可以用預算跨越IT部門到外部自行采購。這些限制應該由IT部門來具體決定。
對于已經(jīng)采納了這種新的分配方式的企業(yè)而言，成效都是巨大的。我接觸了一些已經(jīng)部署了新分配范式的企業(yè)的用戶，我驚奇的發(fā)現(xiàn)，他們都不再抱怨了。
新范式的分配機制
在現(xiàn)實中，這種新范式需要兩個機制轉變：
首先，計算全部持有比例成本——就是計算股權持有者、繳稅者和捐贈者在全部IT產(chǎn)品服務費用中所承擔的所有成本。簡單的說就是不僅要把直接采購成本計算進來，而且也要計算合理的間接成本，就像應用廠商做的報價一樣。這種全部持有比例提交了一種預測產(chǎn)品和服務真正潛在費用的預算。這樣的預算（在IT基礎架構庫ITIL被稱為服務成本）可以幫助用戶計劃將預算的多少投入到IT分配當中是合理的。這個預算表格也可以告訴用戶他們業(yè)務需求的真實成本到底是多少。以方便他們決策。
第二，IT必須部署一些形式的用戶賬簿的計價系統(tǒng)。這里的提到“一些形式”是因為這種賬簿可以很簡單，也可以非常復雜。賬簿的簡單形式，比如年度SLAs就可以在年初從賬簿中除去。另外，如果與計劃的比例不符，項目也可以添加或被除去以保證賬戶收支平衡，而不用費時費力的利用率計算。當然，如果你需要更多的細節(jié)，你也可以使用更加復雜細致的利用率計算。
一步一個腳印
如果這篇文章能引發(fā)你的興趣，那么很好。不過如果你采納這種新的分配方案，你必須一步一個腳印。第一步，你必須搞清楚你IT產(chǎn)品和服務的全部成本。第二步，你需要簡單的支票賬戶。然后，你還必須往下走，讓用戶明白這種新的方式的好處，并且讓所有人參與進來。這也許是一個很長的過程，但是最終你會發(fā)現(xiàn)，動態(tài)管理的加強和細節(jié)的改善都實實在在的提升了企業(yè)IT，而且這也將極大地減輕CIO的負擔。
