作為民國時期政治、經(jīng)濟、軍事、文化、科研等各項活動的歷史記錄，民國檔案經(jīng)歷了近一個世紀的歷史滄桑，已成為彌足珍貴的一代文獻。在檔案信息化建設(shè)的進程中，民國檔案目錄數(shù)據(jù)庫以其信息資源的一種存在形式，成為檔案館信息資源中的重要組成部分。福建省民國檔案目錄數(shù)據(jù)采集工作于2001年啟動，2003年5月結(jié)束，數(shù)據(jù)庫已于同年底正式啟用。此項工作的完成，對全面開發(fā)和系統(tǒng)利用檔案信息資源，開展館際間的檔案信息交流和咨詢服務(wù)工作，實現(xiàn)檔案信息資源共享，都有著重要的意義。因此，研究建庫過程中的技術(shù)問題，及時總結(jié)經(jīng)驗，具有經(jīng)驗借鑒和現(xiàn)實的指導意義。

　一、建庫工作中遵循的原則

　標準化原則 標準化是檔案信息資源共享的重要前提。福建省檔案館從建庫伊始就重視數(shù)據(jù)庫的建設(shè)質(zhì)量，并在貫徹執(zhí)行國家標準的過程中，采取了行之有效的工作方法：
　首先，為統(tǒng)一民國檔案檢索方法，提高民國檔案目錄體系的質(zhì)量與效能，根據(jù)全國民國檔案目錄中心頒發(fā)的有關(guān)工作標準，結(jié)合本省民國檔案的實際情況和特點，福建省檔案目錄中心制定了《福建省民國檔案目錄數(shù)據(jù)采集工作實施意見》，并與《民國檔案著錄細則》、《民國檔案分類標引細則》、《民國檔案機讀軟磁盤數(shù)據(jù)交換格式》及《檔號編制規(guī)范》等國家標準一起下發(fā)各縣、市，做到數(shù)據(jù)采集的標準化，以保證建庫工作質(zhì)量。
　其次，為建立規(guī)范、統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，堅持統(tǒng)一的組織管理，選擇統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式，遵守統(tǒng)一的標準規(guī)則。在業(yè)務(wù)指導工作中，采取集中指導培訓、隨機檢查數(shù)據(jù)、個別交流討論相結(jié)合的方法，促進了標準化工作的落實與提高，優(yōu)化了全省民國檔案目錄數(shù)據(jù)采集前處理工作的質(zhì)量。
　此外，為減小民國檔案數(shù)據(jù)庫的差錯率，對數(shù)據(jù)質(zhì)量進行有效的全程控制，實行了數(shù)據(jù)前處理、錄入人員自審、審校人員初審、專人終審的數(shù)據(jù)著錄和審校制度。
　全局性原則 全省民國檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)是一個復雜的系統(tǒng)工程，是全省檔案界的一次大協(xié)作，涉及硬件設(shè)置、軟件配套、人員組織、標準實施等方方面面，必須處理好個體與整體、局部與全局的關(guān)系，在統(tǒng)一認識的前提下分步實施。按照福建省檔案局的統(tǒng)一領(lǐng)導和部署，參加采集建庫工作的9個設(shè)區(qū)市共72個縣、市檔案館摒棄各自為政的觀念，樹立全省一盤棋思想，實施一級負責一級的組織管理原則，服從全局，依托全局，認真履行工作職責，互相配合，交流經(jīng)驗，不斷改進個體局部的工作實踐，做到了個體與整體、局部與全局的有機融合。
　特色原則 是指所建的檔案數(shù)據(jù)庫具有特色和擁有獨特價值。不同的檔案館，都有著不同的地域個性，離開了特色和個性，就失去了各地的獨特優(yōu)勢。因此，在建庫過程中，堅持特色原則，對保持和延伸原有的館藏特色顯得尤為重要。為了再現(xiàn)民國時期福建省的歷史和文化，組成豐富多彩的民國檔案信息資源，福建省檔案館在構(gòu)建民國檔案目錄數(shù)據(jù)庫的進程中，注意突出各縣、市檔案館的地方特色和文化內(nèi)涵，對一些反映歷史事件、閩臺交流、僑史僑政、民族工業(yè)、民俗風情、傳統(tǒng)工藝、名勝古跡等具有區(qū)域性特色的案卷題名，無論是在數(shù)據(jù)準備階段還是著錄標引、審核階段，都作為業(yè)務(wù)指導和審核校對的重點，力求在題名內(nèi)容上充分揭示，標引準確一致。

　二、建庫過程中影響檢索的幾個問題與對策

　福建省民國檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建立，一方面摸清了全省現(xiàn)存的民國檔案數(shù)量，強化了基礎(chǔ)工作，另一方面實現(xiàn)了全省民國檔案信息資源的共享，體現(xiàn)檔案為社會服務(wù)的宗旨。福建省民國檔案案卷級目錄數(shù)據(jù)庫涵蓋了全省各級綜合檔案館所典藏的民國檔案，是一個完整的檢索體系，每一個著錄項目都是一個檢索點，利用者可根據(jù)各自的要求，從著錄項目的單項或多項組合中，提取檢索值。它的建立，對促進國內(nèi)外學術(shù)交流，提高民國檔案的管理效率和檢索利用，都有不可低估的作用。誠然，要使檔案數(shù)據(jù)庫服務(wù)于社會，服務(wù)于社會主義建設(shè)事業(yè)，除了關(guān)注服務(wù)器的能力，接入端口的帶寬，所用操作系統(tǒng)與數(shù)據(jù)庫軟件的性能，更應當注重數(shù)據(jù)內(nèi)容的質(zhì)量。因此，對數(shù)據(jù)進行規(guī)范化處理顯得尤為重要。所謂規(guī)范化處理，具體包括責任者是否規(guī)范，題名是否有內(nèi)容，責任者與題名及文種是否相符，標引是否準確，時間項著錄格式是否規(guī)范等，同時還應探究以下幾個問題：
　1、題名與檔案檢索之間的關(guān)系。題名是民國檔案著錄項中最具檢索價值的項目，只有結(jié)構(gòu)完整、內(nèi)容充實的題名才能方便利用者檢索，才能真正地實現(xiàn)檔案資源的共享。由于在實際檢索時，題名中的每一個關(guān)鍵詞、自由詞都是一個檢索點，同時利用者的檢索提問僅能提供一些詞組或短句，因此，規(guī)范題名，完整、準確地反映檔案內(nèi)容，是保證查全率和查準率的重要前提。對于一些不完整的題名，如“人民申請卷”、“有關(guān)業(yè)務(wù)問題”、“郵政總局通令”等，就應進行相應的修改，充實題名的內(nèi)容。題名的準確還包括責任者、內(nèi)容、文種及時間。責任者是責任者項中的第一責任者，應與題名內(nèi)容及文種相互照應，如“××縣衛(wèi)生院關(guān)于示范縣施政報告”，該題名屬于責任者與題名內(nèi)容不符，經(jīng)查案卷，改為“××縣政府關(guān)于示范縣施政報告”；再如“××縣中學學生名冊及畢業(yè)監(jiān)考的指令”，該題名屬于責任者與文種不符，查案后改為“××縣政府關(guān)于××中學學生名冊及畢業(yè)監(jiān)考的指令”。同時，題名中語序排列的正確與否，也是影響檢索質(zhì)量的因素，如“福建省各縣市政府統(tǒng)計室員工役人數(shù)薪額調(diào)查表”，根據(jù)案卷內(nèi)容，正確的題名應為“福建省政府統(tǒng)計室關(guān)于各縣市報送員工役人數(shù)薪額調(diào)查表”。此外，還應避免將題名變成卷內(nèi)目錄文摘或堆砌文件標題，應在刪除修飾詞、介詞的基礎(chǔ)上，用精練的詞或詞組將檔案內(nèi)容概括提煉后完整、準確地反映出來。
　2、責任者與檔案檢索之間的關(guān)系。責任者是指對檔案內(nèi)容進行創(chuàng)造或負有責任的團體或個人，使用時應用全稱或規(guī)范簡稱，并注意始終保持統(tǒng)一簡稱；當責任者過多時，應該有所指而不應泛指，應選擇責任者項中的第一責任者或案卷中的主要責任者，而“各國民學?！薄ⅰ案鬣l(xiāng)公所”、“糧食局”等，并不是一個明確的機構(gòu)，在利用中不利于檢索，應改用具體名稱，只有這樣才能保證目錄信息的準確性，保證檔案檢索的查準率。
　3、分類號與檔案檢索之間的關(guān)系。民國檔案分類表是一種以國家機構(gòu)、社會組織從事社會實踐活動的職能分工為基礎(chǔ)，并緊密結(jié)合檔案記述和反映事物屬性關(guān)系，采取從總到分、從一般到具體的分類方法。它是以號碼和類目相結(jié)合的方式來揭示檔案內(nèi)容，使利用者能“按類索檔”，可在較大范圍內(nèi)滿足利用者查全的要求，利用分類號檢索，是實現(xiàn)檔案族性檢索最有效的手段之一，因此，在分類標引時，為了保證數(shù)據(jù)質(zhì)量，提高檢索效果，主要采取了四項措施：
　其一，對于那些不能準確的給出分類號的題名，應查清題名具體內(nèi)容，只有題名準確，才能保證分類的準確、到位。如“××區(qū)學生一覽表”，在分類表中只能反映到一級類目J1.35，經(jīng)查案卷內(nèi)容，將題名改為“××區(qū)中學學生一覽表”，賦予分類號J121.35，經(jīng)過處理的題名內(nèi)容專指性更強，分類號更準確，便于檢索。又如“福建省政府關(guān)于區(qū)轄各縣長巡視報告匯報表”經(jīng)查案卷為政府工作中的報告，應入B3-62，而不應按字面理解“巡視”為監(jiān)察，誤標為E31。
　其二，為提高檢索效率，對利用者可能會從兩個方面進行檢索，且數(shù)量多的檔案，在保證標引一致性的基礎(chǔ)上，采取先集中歸類再入具體系統(tǒng)進行復分的方法。如：“福建省政府對各縣警察局警員的任免”，先歸入“公務(wù)員人事管理”類，后入警政類進行復分，分別標出“E22”和“C7-42”兩個分類號。又如，“其他”類的標引因其內(nèi)容的不明確，在操作中不好掌握，為避免將同一類問題歸入前后不一致的類目，我們在了解檔案內(nèi)容，取得共識，做好記錄的基礎(chǔ)上，對“其他”類進行統(tǒng)一規(guī)范。
　其三，民國檔案中有相當部分的案件檔案，由于這部分檔案在數(shù)據(jù)準備過程中，對于題名內(nèi)容的揭示很不規(guī)范，表現(xiàn)為題名表述詳簡不一，簡單的如“搶奪”、“控案”等，詳細的如“×××勒索（繳沒贓款150元）”，還有的題名如“申請死亡案”等，既不知何義、令人費解，更無法歸類，因此，對涉及案件內(nèi)容的題名，在文字表述上采取靠分類表的方法，不管是否立案的案件、還有執(zhí)行卷等，其題名必須點明案件性質(zhì)，在分清“民事審判”、“刑事審判”、“特種刑事案”、“行政訴訟案”的基礎(chǔ)上歸入相關(guān)的類。
　其四，由于我省特殊的地理位置，檔案中有不少反映閩臺兩省各級政府和社會各界在政治、經(jīng)濟、科技、文化方面的交流合作，以及兩地人民的通航、通郵等情況的檔案文獻，為充分揭示港、澳、臺特色問題，突出地方特色，便于提供利用，我們采取增類的辦法，在“政務(wù)總類B”項下增設(shè)類名“港、澳、臺”，同時用類號“B7”表示，并將其細化為“B71保護”和“B72商務(wù)”。

　計算機及相關(guān)技術(shù)的運用，使檔案工作進入了嶄新的歷史階段，也使古老的歷史檔案煥發(fā)了新貌。作為一個新課題與新挑戰(zhàn)，檔案信息化建設(shè)將拓展著每一個檔案工作者的新視角，為今后的工作帶來更多新的思考。

　作者單位：福建省檔案館