隨著辦公自動化的普及，越來越多的政府部門采用電子政務(wù)系統(tǒng)來優(yōu)化政府組織結(jié)構(gòu)和工作流程，實現(xiàn)政府、非政府組織、企業(yè)和公民之間的良性互動，電子政務(wù)系統(tǒng)實質(zhì)上是政府辦公自動化在范圍和功能方面的延伸。在電子政務(wù)系統(tǒng)中運行的公文，是機關(guān)職能活動的歷史記錄，很多地方檔案行政主管部門早已開展了電子文件歸檔的管理工作，但是帶電子簽章文件的歸檔，卻還是個新生事物，建鄴區(qū)檔案局近年來在電子簽章文件的歸檔管理上，做了很多積極的探索，并采取多種措施，確保電子文件的有效性、真實性、完整性和可識別性。

　　1．電子簽章的定義、用途及特點

　　電子簽章是電子簽名的一種表現(xiàn)形式，利用圖像處理技術(shù)將電子簽名操作轉(zhuǎn)化為與紙質(zhì)文件蓋章操作相同的可視效果，同時利用電子簽名技術(shù)保障電子信息的真實性和完整性以及簽名人的不可否認性。它不是書面簽字蓋章的數(shù)字圖像化，而是以電子形式存在的，依附在電子文件(Word、Rtf、pdf等文件)上與其邏輯關(guān)聯(lián)，用于辨識電子文件簽名者的身份，以保證文件完整性，并表示簽名者同意電子文件所陳述的內(nèi)容，解決了網(wǎng)絡(luò)傳輸中大量涌現(xiàn)的電子文件的簽字蓋章問題。當(dāng)簽名者在電子文件上任意移動至需要的位置簽署印章后，效果就如同在紙質(zhì)文件上加蓋印章，簽章后的電子文件再通過網(wǎng)絡(luò)直接發(fā)送給相關(guān)部門、人員等。收件人通過網(wǎng)絡(luò)傳輸文件輕松驗證發(fā)件人的身份和簽章，以及原文在傳輸過程中有無變動，并根據(jù)需要把簽章文件打印出來，以滿足傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的需求。這也符合當(dāng)前檔案部門在歸檔工作中采取紙質(zhì)文件和電子文件同時歸檔的“雙套制”做法。

　　可見，電子印章絕不是簡單的印章圖像加上電子簽名，關(guān)鍵在于其使用、管理方式是否符合實物印章的習(xí)慣和體驗，其加蓋的電子文件是否有與紙張文件相同的外觀，使用方式與紙張文件有多大程度的相似性。它具有以下幾個基本特點：

　　1.1在整個使用過程中不涉及證書、CA等新概念，將電子簽名技術(shù)完全隱藏在電子簽章的后面，使人們光靠日常經(jīng)驗就能使用，無須額外學(xué)習(xí)理解這些艱深的技術(shù)和概念。

　　1.2確保印章成為簽名有效的表現(xiàn)形式。即只在使用電子簽名技術(shù)驗證某份電子文件真實有效時，才正常顯示印章。這樣我們不僅需要用電子簽名技術(shù)對正文數(shù)據(jù)進行保護，還要對印章進行保護，避免不法分子盜用后在非法的電子文件上顯示合法的印章，從而混淆是非。

　　1.3一般一個實物印章只能對應(yīng)一個電子印章。一方面這樣才符合人們?nèi)粘５氖褂昧?xí)慣，另一方面也讓領(lǐng)導(dǎo)憑日常經(jīng)驗就知道總共有幾個章需要管理，避免出現(xiàn)失控的印章滿天飛的情形。

　　1.4電子印章必須存儲在可移動介質(zhì)上(如U盤)。這樣一個存儲了電子印章的可移動介質(zhì)就相當(dāng)于一個實物印章，可以像保管實物印章一樣保管。即使是一個對技術(shù)一竅不通的普通辦公室人員，也可以像以前那樣把章鎖在保險柜里，見到領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后再把相應(yīng)的章從柜子里拿出來使用，用完后再放回去。

　　1.5電子印章的使用應(yīng)滿足《中華人民共和國電子簽名法》中對電子簽名本身及電子文書的各項規(guī)定和要求。

　　2．電子印章在電子文件歸檔中使用的必要性和可行性

　　隨著電子政務(wù)的發(fā)展，無紙化辦公成為必然趨勢，各地各級檔案行政主管部門已經(jīng)逐步開展電子文件歸檔工作，并且所占比例日益增加。由于網(wǎng)上傳輸?shù)碾娮游募哂幸赘男院鸵资判蕴攸c，電子文件的有效性、真實性和完整性得不到保障。2005年4月1日起施行的《中華人民共和國電子簽名法》，確定了電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力，從而保障了電子文件的可靠性，為實現(xiàn)電子文件管理法制化和認可電子文件法律效力提供了依據(jù)和法律保障，加速了電子文件歸檔進程。

　　在使用電子簽章技術(shù)之前，檔案管理系統(tǒng)中掛接的電子文件全文，沒有被賦予法律效力的電子簽章的簽署，只能作為信息來瀏覽，不具備檔案的法律和憑據(jù)作用。還需要各部門檔案員將電子政務(wù)系統(tǒng)的電子文件打印下來，蓋上實體印章后，再進行歸檔，這極大地增加了檔案員的工作量，并沒有真正實現(xiàn)無紙化辦公和電子文件的歸檔。因此，電子文件必須要有電子印章為其證實自身的有效性、真實性和完整性。另一方面，由于電子印章所基于的數(shù)字簽名技術(shù)，采取了嚴格的安全措施，能夠保證電子文件不被非正常改動，具有重要憑證性、依據(jù)性的電子文件可以隨時備份存儲于能夠脫機保存的載體上；同時，電子文件的所有操作過程都會被記錄，從根本上保證了電子文件的法律和憑證作用。從某種意義上講,使用電子文件和電子簽章,甚至比使用傳統(tǒng)的經(jīng)過簽字蓋章的書面文件安全得多,采用電子簽章技術(shù),使其發(fā)揮憑證的作用，才能真正實現(xiàn)電子文件作為信息時代產(chǎn)物給人們帶來的方便和快捷。

　　3．檔案部門電子簽章系統(tǒng)的構(gòu)建

　　檔案部門應(yīng)積極參與電子簽章系統(tǒng)構(gòu)建的每一個環(huán)節(jié)，使電子印章發(fā)揮出比傳統(tǒng)印章更安全、高效的作用，推動電子文件歸檔工作進程。

　　3.1爭取領(lǐng)導(dǎo)重視，融入電子簽章系統(tǒng)構(gòu)建工程

　　電子文件的歸檔工作，必須實行前端控制原則。傳統(tǒng)的檔案工作都是在紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)周期結(jié)束后，才進行整理、歸檔工作，但是電子文件管理工作的介入必須要向前延伸，從文件生命周期的“前端”就開始控制文件的歸檔活動。也就是說，在政府OA系統(tǒng)的設(shè)計階段，檔案人員就要參與設(shè)計、進行指導(dǎo)，將檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計、建立嵌入OA系統(tǒng)，在政府OA系統(tǒng)引入電子簽章技術(shù)時，檔案管理系統(tǒng)也必須積極融入其中，一同參與電子簽章系統(tǒng)構(gòu)建工程。