從文件連續(xù)體理論看電子政務(wù)與電子檔案管理的關(guān)系
電子政務(wù)無論從廣義上還是狹義上理解，都離不開對電子文件的管理。而當(dāng)代文件管理所依據(jù)的一個(gè)重要理論就是文件連續(xù)體理論。它起源于20世紀(jì)80年代，是繼傳統(tǒng)的文件生命周期理論之后，又一被國際檔案界所廣泛接收的文件管理理論。該理論認(rèn)為：文件演化為檔案的過程是一個(gè)連續(xù)的過程，即從文件創(chuàng)建(包括創(chuàng)建之前的文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì))到作為檔案保管和利用是一個(gè)一致的、連續(xù)的管理過程。
根據(jù)文件連續(xù)體理論，文件管理者與檔案工作者可以在文件連續(xù)運(yùn)動的任何階段對文件進(jìn)行管理，以達(dá)到他們各自的、但又是協(xié)調(diào)一致的目的。這樣檔案工作者就可以提前至文件連續(xù)體的前端，即文件創(chuàng)建的起始端，對文件進(jìn)行管理，如檔案工作者在文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)就介入工作，在文件創(chuàng)建時(shí)就對文件進(jìn)行鑒定，在確保文件能夠長期保管的條件下對文件進(jìn)行保管等等，以保證文件在它們存在的整個(gè)過程中得到適當(dāng)?shù)墓芾怼＿@種管理其本質(zhì)就是前端控制管理，對電子檔案管理來說，尤其需要這樣性質(zhì)的管理。
電子檔案是需要前端控制管理的。這是因?yàn)殡娮訖n案如采用后端控制的管理，那么從電子文件的整個(gè)管理過程來看，只是進(jìn)行了半程管理。因?yàn)樵诤蠖丝刂乒芾砬闆r下，電子文件是在其移交到檔案部門后才對它們進(jìn)行管理，這實(shí)際上就是沿襲紙張檔案的管理模式，這種管理模式是根據(jù)傳統(tǒng)的文件生命周期理論來設(shè)計(jì)的，但將這種后端管理模式用于電子檔案管理，在實(shí)踐中就暴露出了許多問題，其中最大的問題就是無法解決電子檔案的憑證性的問題，因?yàn)殡娮訖n案特點(diǎn)之一是載體與信息的可分離性，因此，其信息很容易在載體上被刪改，這樣等到電子文件歸檔之后再去控制管理，那么在這之前的電子檔案在文件階段是否被篡改過，其在文件階段的處理、運(yùn)作的背景信息是否完整等這樣具有憑證價(jià)值的信息就很難確定，很難控制，由此，運(yùn)用這種后端控制管理模式來管理電子檔案，也就很難使電子檔案具有憑證價(jià)值，這也就是為什么傳統(tǒng)的文件生命周期理論要讓位于當(dāng)代文件連續(xù)體理論的原因之一。
而依據(jù)當(dāng)代文件連續(xù)體理論對電子檔案采用前端控制管理，就可從檔案管理的要求出發(fā)，對電子檔案的控制與管理提前到電子文件的設(shè)計(jì)與創(chuàng)建之時(shí)，即在電子文件起始端就對電子文件進(jìn)行控制與管理。這樣就可由電子檔案后控制的半程管理擴(kuò)大到全程管理，即文檔一體化管理。實(shí)現(xiàn)這一管理模式后，電子文件從其產(chǎn)生的第一步起至以后文件運(yùn)行的每一階段都可根據(jù)檔案管理的要求去對其進(jìn)行控制，從而保證了電子文件在歸檔時(shí)是能夠符合檔案管理要求的，使電子檔案具有原始性并具有憑證價(jià)值。
從國際檔案理事會的電子文件管理策略看電子政務(wù)與電子檔案管理的關(guān)系
20世紀(jì)90年代，國際檔案理事會電子文件委員會在調(diào)研了世界上國家級和省級的100多個(gè)檔案館后所制定的《電子文件管理指南》(1997)中提出了四項(xiàng)電子文件管理的基本策略，應(yīng)該說這四項(xiàng)基本策略是比較全面的，它是把電子文件的管理分為四個(gè)階段，即：電子文件設(shè)計(jì)階段、創(chuàng)建階段、管理階段和利用階段，然后，分別提出管理策略:
電子文件設(shè)計(jì)階段的管理策略：即檔案部門對電子文件的管理應(yīng)該介入電子文件的整個(gè)生命周期，以確保電子文件產(chǎn)生和保管符合可靠性、憑證性和可保管性的原則。
這里所說的檔案部門“應(yīng)該介入”并不是指檔案部門在整個(gè)文件生命周期對涉及有關(guān)電子文件的所有行為負(fù)責(zé)，而是指要在整個(gè)文件生命周期中推進(jìn)電子文件的標(biāo)準(zhǔn)化管理和實(shí)踐，也就是說，檔案部門的職能要擴(kuò)展到整個(gè)文件生命周期。
2．電子文件創(chuàng)建階段的管理策略：檔案部門應(yīng)該確保電子文件的創(chuàng)建者所創(chuàng)建和保存的電子文件是可靠的、具有憑證價(jià)值的和可保管的性能。
